Должностная инструкция: обязательна ли и как её составить

Что вы получите из статьи:

• Обязательна ли должностная инструкция и когда достаточно трудового договора
• Как сформулировать обязанности, чтобы их выполнение можно было проверить
• Какие требования к кандидату можно записать, а какие запрещены
• Условный пример инструкции администратора салона
• Когда и как знакомить с инструкцией и как законно добавить обязанности

Применить: до подписания трудового договора с новым сотрудником. Сэкономит: споры «это не моя обязанность» и слабую позицию в спорах об испытательном сроке и взысканиях.

Закон не обязывает работодателя составлять должностную инструкцию. Обязательно другое: в трудовом договоре должна быть записана трудовая функция — работа по должности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы (статья 57 ТК). Если все обязанности перечислены в самом договоре, отдельная инструкция не обязательна — так отвечает Роструд.

Но обязанности всё равно стоит записать конкретно и дать работнику подписать. Иначе непонятно, кого вы ищете на вакансию, по каким признакам проверять новичка на испытательном сроке и за что можно сделать замечание или выговор, если работа не сделана.

Порядок такой:

1. Решите, где будут обязанности. Один человек на должности и обязанности меняются редко — проще записать их в договор. Несколько человек на одной должности — удобнее одна инструкция на всех.
2. Опишите 5–10 обязанностей так, чтобы выполнение можно было проверить: что сделать, к какому сроку и по какой норме. Например: «в свою смену до 18:00 подтверждает визиты клиентов на следующий день» — это пункт из условного примера инструкции администратора салона ниже.
3. Если выбрали отдельную инструкцию, дайте работнику прочитать её и расписаться в ней до подписания трудового договора — этого требует часть 3 статьи 68 ТК.
4. Новую работу потом добавляйте только по письменному соглашению с работником. Временную дополнительную работу в пределах его рабочего дня и наряду с основной оформляйте как совмещение: тоже с письменного согласия и с обязательной доплатой.

Обязательна ли должностная инструкция

Минтруд в письме от 25 июня 2024 года № 14-6/ООГ-3817 пишет: Трудовой кодекс не требует оформлять должностную инструкцию и не закрепляет ни её понятие, ни содержание, ни порядок изменения. Форму инструкции и порядок её оформления работодатель может установить своим внутренним документом — локальным актом.

Обязательна трудовая функция в договоре (абзац третий части 2 статьи 57 ТК): работа по должности, профессии или специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы. Роструд на своём портале «Онлайнинспекция.рф» отвечал, что при полном перечне обязанностей в договоре инструкцию издавать не обязательно. В вопросе от 16 октября 2025 года микропредприятие спрашивало о продавцах с материальной ответственностью. Ответ: «Должностные обязанности работника достаточно указать в трудовом договоре». Договор о полной материальной ответственности, если он нужен, — отдельный документ (статья 244 ТК).

Строже закон подходит к названию должности и требованиям к квалификации в двух случаях:

• если по ТК или другому федеральному закону с должностью связаны льготы, компенсации или ограничения, её название и требования к квалификации должны совпадать с квалификационным справочником или профстандартом — официальными описаниями должностей и нужной для них квалификации (часть 2 статьи 57 ТК);
• если закон или другой нормативный акт устанавливает требования к квалификации для этой работы, профстандарт в части этих требований обязателен (часть 1 статьи 195.3 ТК). В остальных случаях профстандарт — ориентир для требований, а не обязанность.

Где записать обязанности — в договоре или в отдельной инструкции:

Зачем инструкция, если закон её не требует

Найм. Из обязанностей и требований инструкции складываются текст вакансии и вопросы для собеседования: по каждой обязанности — вопрос, как кандидат делал это раньше. Отказ по деловым качествам проще объяснить, если требования записаны до собеседования. Подробнее — в статьях «Как написать вакансию, на которую откликаются нужные кандидаты», «Как проводить собеседование, чтобы решение не зависело от впечатления» и «Оффер кандидату: что написать, образец и можно ли отозвать».

Испытательный срок. Если новичок не справился, уволить его по результатам испытания можно только до конца испытательного срока: нужно письменно предупредить не позднее чем за три дня и указать причины (часть 1 статьи 71 ТК). Причину «в свои смены не подтверждал визиты клиентов на следующий день, как требует пункт 3 инструкции» можно проверить, «не сработались» — нет. Как проходит испытание, разобрано в статье «Испытательный срок: как проверить новичка и расстаться без суда».

Спрос за работу. Дисциплинарный проступок — это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (статья 192 ТК). Верховный суд относит к ним и требования должностных инструкций (пункт 35 постановления Пленума № 2). А в споре об увольнении за неоднократное неисполнение обязанностей доказывать нарушение должен работодатель (пункт 34). Обязанность, которую нигде не записали или под которой работник не расписался, доказать трудно. Подробнее — в статье «Дисциплина в коллективе: мягкие и жёсткие методы воздействия».

Как составить должностную инструкцию: 6 шагов

1. Выпишите, что человек делает на самом деле

Возьмите неделю или месяц работы и перечислите задачи вместе с руководителем или с тем, кто сейчас делает эту работу. Шаблон из интернета годится только для сверки: в нём будут чужие обязанности и не будет ваших.

2. Сведите задачи в 5–10 обязанностей

Каждую обязанность пишите так: действие, результат или норма, срок. Проверка простая: можно ли через месяц ответить «выполнено» или «не выполнено».

Последняя строка — не формальность. Роструд разъяснял: пункт «иные поручения руководителя» позволяет поручать только работу, непосредственно связанную с трудовой функцией работника. Требовать работу, не обусловленную трудовым договором, нельзя, кроме случаев, прямо названных в законе (статья 60 ТК).

3. Запишите требования к человеку — только деловые

Образование, опыт, навыки, допуски — если они действительно нужны для работы. Деловые качества Верховный суд понимает как способность выполнять работу с учётом профессии, квалификации, образования, опыта и состояния здоровья. Можно требовать и то, что нужно по специфике работы, например владение иностранным языком (пункт 10 постановления Пленума № 2).

Пол, возраст, место жительства и семейное положение в требования не пишите: ограничения при приёме на работу по обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами, запрещены, кроме случаев, прямо предусмотренных федеральными законами (часть 2 статьи 64 ТК). Если требования к квалификации для этой работы установлены законом или другим нормативным актом, возьмите их оттуда и сверьте с профстандартом: в этой части он обязателен. Стандарт ищут по виду работы в реестре профессиональных стандартов Минтруда.

4. Укажите, кому человек подчиняется и с кем работает

Кто ставит задачи, кому сдаётся результат, у кого брать материалы и данные. Две-три строки снимают споры «мне никто не сказал».

5. Уберите лишнее

• Общие права из ТК — отпуск, перерывы, выходные — переписывать не нужно, они действуют и так.
• Штрафы не пишите. Денежного штрафа нет среди дисциплинарных взысканий, а взыскания, не предусмотренные законом, применять нельзя (статья 192 ТК).
• Не пишите условия хуже закона: такие нормы локального акта не применяются (часть 4 статьи 8 ТК).
• Уберите из шаблона обязанности, которых в работе нет. Их всё равно никто не будет выполнять, а инструкция перестанет описывать реальную работу.

6. Подпишите и дайте подписать работнику

Подпишите инструкцию как руководитель и поставьте дату. Работник подписывает её до трудового договора — подробнее в разделе об ознакомлении.

Пример: инструкция администратора салона красоты

Пример условный: нормы, сроки и время подставьте свои, по графику смен.

Должность: администратор. Подчиняется: управляющему салоном.

Обязанности:

1. В начале смены открывает салон: включает оборудование и проверяет рабочие места по чек-листу до прихода первого клиента.
2. Записывает клиентов по телефону, в мессенджерах и через онлайн-запись; отвечает на сообщения в течение 15 минут в рабочее время.
3. В свою смену до 18:00 подтверждает визиты клиентов на следующий день; при отмене предлагает другое время и освобождает место в расписании.
4. Принимает оплату через кассу, в конце смены сверяет кассу с отчётом и передаёт отчёт управляющему.
5. Ведёт учёт расходных материалов и до 10-го числа передаёт управляющему заявку на закупку.
6. После визита просит клиента оценить обслуживание и записывает отзыв в программу записи.
7. Выполняет поручения управляющего, связанные с обязанностями из пунктов 1–6.

Требования: опыт работы с клиентами; умение работать с кассой и программой записи или готовность научиться в первую неделю.

Что проверить на испытательном сроке: все визиты на следующий день подтверждены, касса сходится с отчётом, заявка на материалы передана вовремя.

Как ознакомить работника с инструкцией

Новый сотрудник. До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить его под подпись с локальными актами, которые непосредственно связаны с его работой (часть 3 статьи 68 ТК). Удобнее всего, когда работник ставит подпись, расшифровку и дату на последнем листе инструкции. Второй экземпляр отдайте ему. Какие ещё документы нужны при приёме, — в статье «Как оформить сотрудника на работу: документы и порядок по шагам».

Сколько времени давать на чтение. Закон срока не задаёт. Минтруд в письме от 3 июня 2024 года № 14-6/ООГ-3389 отмечает, что ТК не детализирует порядок ознакомления. По мнению министерства, работодатель вправе установить порядок оформления и применения инструкции своим локальным актом. Дайте прочитать спокойно и ответьте на вопросы до подписания договора, а не в первый рабочий день.

Тот, кто уже работает. Если инструкция только подробно описывает работу, которую человек и так делает по своей должности, его знакомят под подпись (часть 2 статьи 22 ТК). Если в ней появилась новая работа, нужно его письменное согласие — об этом следующий раздел.

Если работник отказывается расписаться. Роструд советует зачитать ему инструкцию вслух и (или) составить акт. Но это касается только ознакомления: от новой работы сверх договора работник отказаться вправе.

Как изменить обязанности

Последняя строка — об ошибке, которая встречается в образцах из интернета. Уведомление за два месяца не позволяет поручить человеку другую работу без его согласия: статья 74 прямо исключает изменение трудовой функции. Постоянная другая работа — это перевод, а он возможен только с письменного согласия работника (статья 72.1 ТК).

Сами или с агентством

Инструкцию на одну должность можно составить самостоятельно по шагам выше. Если должностей много или вы перестраиваете работу отдела, мы в агентстве «Хищники» составим или переработаем должностные инструкции и регламенты в рамках услуги «Адаптация и портал» — от 199 000 ₽; точный состав работ и сумму назовёт менеджер.

Если инструкция нужна под вакансию, мы подберём человека под её требования: подбор персонала под ключ в среднем за 2 недели (срок зависит от должности и региона), от рабочего персонала до ТОП-менеджеров. При найме «за голову», а также на редкие и ТОП-позиции действует гарантия замены в течение первого месяца испытательного срока. Оставьте заявку по ссылке ниже, и мы с вами свяжемся.

Подробнее об услуге «Адаптация и портал» · Обсудить задачу

Источники

• Трудовой кодекс РФ, статья 8 «Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права»
• Трудовой кодекс РФ, статья 22 «Основные права и обязанности работодателя»
• Трудовой кодекс РФ, статья 57 «Содержание трудового договора»
• Трудовой кодекс РФ, статья 60 «Запрещение требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором»
• Трудовой кодекс РФ, статья 60.2 «Совмещение профессий (должностей). Расширение зон обслуживания, увеличение объема работы. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором»
• Трудовой кодекс РФ, статья 64 «Гарантии при заключении трудового договора»
• Трудовой кодекс РФ, статья 68 «Оформление приема на работу»
• Трудовой кодекс РФ, статья 71 «Результат испытания при приеме на работу»
• Трудовой кодекс РФ, статья 72 «Изменение определенных сторонами условий трудового договора»
• Трудовой кодекс РФ, статья 72.1 «Перевод на другую работу. Перемещение»
• Трудовой кодекс РФ, статья 72.2 «Временный перевод на другую работу»
• Трудовой кодекс РФ, статья 74 «Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда»
• Трудовой кодекс РФ, статья 99 «Сверхурочная работа»
• Трудовой кодекс РФ, статья 113 «Запрещение работы в выходные и нерабочие праздничные дни. Исключительные случаи привлечения работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни»
• Трудовой кодекс РФ, статья 151 «Оплата труда при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором»
• Трудовой кодекс РФ, статья 152 «Оплата сверхурочной работы»
• Трудовой кодекс РФ, статья 153 «Оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни»
• Трудовой кодекс РФ, статья 192 «Дисциплинарные взыскания»
• Трудовой кодекс РФ, статья 195.3 «Порядок применения профессиональных стандартов»
• Трудовой кодекс РФ, статья 244 «Письменные договоры о полной материальной ответственности работников»
• Письмо Минтруда России от 25.06.2024 № 14-6/ООГ-3817 об оформлении изменений должностной инструкции — текст на сайте «Время бухгалтера»
• Письмо Минтруда России от 03.06.2024 № 14-6/ООГ-3389 об ознакомлении с должностной инструкцией — текст на сайте «Время бухгалтера»
• Онлайнинспекция.рф (Роструд), вопрос № 142224 от 28.12.2020 «Должностная инструкция» — о полном перечне обязанностей в договоре
• Онлайнинспекция.рф (Роструд), вопрос № 231769 от 16.10.2025 «Должностные инструкции для материально-ответственных лиц»
• Онлайнинспекция.рф (Роструд), вопрос № 215592 от 07.02.2025 «Должностные обязанности» — о пункте «иные поручения руководителя»
• Онлайнинспекция.рф (Роструд), вопрос № 203557 от 05.08.2024 «Не соблюдение всех правил при трудоустройстве» — об отказе от ознакомления
• Постановление Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», пункты 10, 34, 35