Как оформить сотрудника на работу: документы и порядок по шагам

Что вы получите из статьи:

• Порядок оформления одной таблицей — что сделать, в какой срок и что грозит, если пропустить
• Какие документы попросить у сотрудника и чего требовать нельзя
• Что можно не оформлять — приказ, личную карточку, заявление, согласие на обработку данных
• Чем отличается оформление у ИП — Социальный фонд, военкомат, охрана труда, налоговый режим

Применить: до первого рабочего дня нового сотрудника. Сэкономит: штрафы за неоформленный договор и время на бумаги, которых закон не требует.

Официально оформить сотрудника — значит подписать с ним трудовой договор и сообщить о приёме в Социальный фонд. По порядку это выглядит так:

1. До подписания договора сотрудник показывает документы — паспорт, СНИЛС, трудовую книжку или выписку о трудовой деятельности, а если нужно, военный билет и диплом. Полный список — ниже. Под подпись он знакомится с правилами внутреннего распорядка, если они у вас есть (микропредприятие вправе без них обойтись — см. ниже).
2. Вы подписываете трудовой договор в двух экземплярах: лучше до начала работы, крайний срок — три рабочих дня после того, как человек вышел.
3. До начала работы сотрудник проходит вводный инструктаж по охране труда, а если работа из тех, где медосмотр обязателен (вредные условия, работа, связанная с движением транспорта, торговля, общепит, детские и медицинские организации и другие), — медосмотр. Подробнее — ниже.
4. Не позднее следующего рабочего дня после подписания договора вы подаёте в Социальный фонд сведения о приёме — форму ЕФС-1. По ним у сотрудника появляется запись в электронной трудовой книжке.

Приказ о приёме издавать не обязательно, личную карточку Т-2 вести тоже не нужно. Если вы организация, например ООО, а сотрудник состоит на воинском учёте, в течение пяти дней сообщите о нём в военкомат.

У индивидуального предпринимателя порядок тот же, но есть отличия. До приёма первого работника ИП сам проходит обучение по охране труда. Заявление о регистрации работодателем в Социальный фонд подавать не нужно: фонд регистрирует ИП сам по сведениям о первом работнике. Воинский учёт работников ИП не ведёт. А на налоге на профессиональный доход, то есть в статусе самозанятого, нанимать работников нельзя — сначала нужно сменить налоговый режим.

Ниже — что подготовить один раз до первого сотрудника, порядок оформления каждого нового человека и ошибки, за которые штрафуют чаще всего. Статья не разбирает приём иностранцев, несовершеннолетних, бывших государственных и муниципальных служащих, совместителей и дистанционных работников: для них есть дополнительные правила.

Что подготовить один раз, до первого сотрудника

Эти дела не повторяются с каждым новичком, но без них первое оформление сорвётся или обойдётся штрафом.

1. Налоговый режим, если вы ИП. Самозанятые на налоге на профессиональный доход не вправе иметь работников по трудовым договорам (пункт 4 части 2 статьи 4 закона № 422-ФЗ). Перейдите на другой режим до того, как подпишете договор. Если вы уже на патенте, упрощёнке или автоматизированной упрощёнке, уточните у бухгалтера, нет ли в вашем режиме ограничения по числу работников.
2. Локальные акты. Нужны правила внутреннего трудового распорядка: в них рабочее время, отдых, дни выплаты зарплаты. Если премии и доплаты платите по своим правилам, нужно и положение об оплате труда. Микропредприятие (до 15 работников и в пределах лимита дохода), в том числе ИП, вправе отказаться от этих актов (статья 309.2 ТК РФ). Тогда все условия пишут в сам трудовой договор по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства № 858.
3. Обучение по охране труда. Руководитель организации и тот, кто будет проводить инструктажи, сами проходят обучение в обучающей организации. ИП проходит его до приёма первого работника (пункты 44, 53 и 63 Правил обучения по охране труда, постановление Правительства № 2464). Если специалиста по охране труда нет, вводный инструктаж может провести руководитель, ИП лично, назначенный приказом работник или внешняя организация по договору (пункт 11 тех же Правил). В примерный перечень тем вводного инструктажа входит первая помощь, поэтому тому, кто его проводит, нужно заранее пройти и обучение первой помощи (подпункт «а» пункта 33 Правил).
4. Уведомление в Роскомнадзор. Работодатель обрабатывает персональные данные сотрудников, поэтому до начала обработки он обязан один раз уведомить об этом Роскомнадзор (статья 22 закона № 152-ФЗ). Если уведомление уже подавали, например по данным клиентов, нужно сообщить об изменениях. Подробнее — в разделе про персональные данные.
5. Электронная подпись. Сведения в Социальный фонд сдают в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью руководителя или представителя по доверенности. На бумаге можно, только если у вас не больше 10 застрахованных лиц, включая исполнителей по гражданско-правовым договорам (статья 8 закона № 27-ФЗ).

Порядок оформления сотрудника по шагам

Эти шаги повторяются с каждым новым человеком. Сроки — по нормам из колонки «Основание», штрафы — по КоАП РФ в редакции на октябрь 2026 года.

Как проверить, что всё сделано.

• На вашем экземпляре договора есть подпись сотрудника о том, что он получил свой экземпляр.
• Если у вас есть правила распорядка и другие акты, в листе ознакомления с ними стоит дата не позже даты договора.
• Вводный инструктаж проведён до начала работы и записан в документ регистрации инструктажей.
• По сведениям ЕФС-1 Социальный фонд прислал подтверждение, что сведения приняты. Если сдавали на бумаге, сохраните отметку клиентской службы, а при отправке почтой — опись вложения и квитанцию.
• Для организации: отправлены сведения в военкомат, если сотрудник состоит на воинском учёте.
• Если уведомление обязательно, компания или ИП есть в реестре операторов персональных данных на портале Роскомнадзора, и среди целей обработки указана работа с данными сотрудников. Сведения вносят в течение 30 дней после уведомления.

Какие документы попросить у сотрудника

При заключении договора человек предъявляет (часть 1 статьи 65 ТК РФ):

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности — если это не первая работа. Бумажная книжка есть у тех, кто её сохранил. Остальные приносят выписку о трудовой деятельности: её можно получить на Госуслугах, в МФЦ, в Социальном фонде или у прошлого работодателя (статья 66.1 ТК РФ);
• документ о регистрации в системе персонифицированного учёта — СНИЛС, в том числе в электронном виде;
• документы воинского учёта — военный билет или удостоверение призывника, если человек военнообязанный или подлежит призыву;
• диплом или другой документ о квалификации — только если работа требует специальных знаний или подготовки;
• справку о судимости — только для работы, к которой закон не допускает людей с судимостью или уголовным преследованием;
• справку о том, что человек не подвергнут административному наказанию за потребление наркотиков, — только для работы, к которой федеральный закон не допускает людей с таким наказанием.

Требовать документы сверх этого списка нельзя, если их не называют Трудовой кодекс, другой федеральный закон, указ Президента или постановление Правительства (часть 3 статьи 65 ТК РФ). Справку о судимости у продавца или менеджера по продажам, характеристику с прошлой работы, справку о составе семьи требовать нельзя. Документы для налоговых вычетов и льгот сотрудник приносит сам, если хочет ими пользоваться.

Если это первая работа. Ни трудовой книжки, ни сведений о трудовой деятельности у человека не будет. Бумажную книжку тем, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, не оформляют: сведения о работе ведутся только в электронном виде (часть 8 статьи 2 закона № 439-ФЗ). Если у человека нет СНИЛС, работодатель сам передаёт в Социальный фонд сведения для его регистрации (часть 4 статьи 65 ТК РФ).

Что делать с трудовой книжкой. Если сотрудник сохранил бумажную книжку и работа у вас для него основная, вы вносите в неё запись о приёме и храните книжку у себя. Делать это нужно, если человек проработал у вас больше пяти дней (статья 66 ТК РФ). Если книжка электронная, отдельно ничего делать не нужно: запись появится в Социальном фонде из ваших сведений по форме ЕФС-1.

Трудовой договор: что в нём написать

Обязательные условия трудового договора перечислены в части 2 статьи 57 ТК РФ:

1. Место работы — организация или ИП, а если человек работает в филиале в другом городе, то и филиал.
2. Трудовая функция — должность, профессия или конкретный вид работы.
3. Дата начала работы. Если договор срочный, ещё срок его действия и причина, по которой он срочный.
4. Условия оплаты — оклад или тарифная ставка, доплаты, надбавки, премии. Месячная зарплата при отработанной норме не может быть ниже МРОТ (статья 133 ТК РФ). Как посчитать оклад и проверить его по МРОТ, разобрано в статье «Как рассчитать оклад сотруднику: формула, пример и проверка».
5. Режим работы — если он отличается от общего в компании, например сменный график у одного продавца.
6. Условия труда на рабочем месте, а при вредных или опасных условиях — гарантии и компенсации.
7. Характер работы, если он особый: разъездной, подвижной, в пути.
8. Условие об обязательном социальном страховании.

Если какое-то условие забыли, договор не считается незаключённым, и расторгать его из-за этого нельзя: условие дописывают отдельным соглашением (часть 3 статьи 57 ТК РФ). Зарплату платят не реже чем каждые полмесяца, конкретные даты указывают в правилах распорядка или в договоре (статья 136 ТК РФ).

Испытание действует, только если оно записано в договоре. Беременным и женщинам с детьми до трёх лет испытание не устанавливают (статья 70 ТК РФ). Сколько может длиться испытание, кому ещё его нельзя назначать и как расстаться по его итогам, разобрано в статье «Испытательный срок: как проверить новичка и расстаться без суда».

Договор печатают в двух экземплярах, обе стороны подписывают оба. Один отдают сотруднику, на втором он расписывается в получении (статья 67 ТК РФ). Если в компании введён электронный кадровый документооборот, договор можно подписать электронно. Согласие на это не нужно от тех, кто принят после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату. С остальными — только с их письменного согласия, а нет согласия — договор подписывают на бумаге (статья 22.2 ТК РФ).

Про «стажировку» без договора. Если человек вышел и работает с вашего ведома, трудовой договор уже считается заключённым, даже если на бумаге его нет (часть 2 статьи 67 ТК РФ). Его нужно оформить письменно не позднее трёх рабочих дней, а дата начала работы в нём — день, когда человек приступил к работе (статья 61 ТК РФ). Испытание в такой ситуации действует, только если до начала работы подписали отдельное соглашение о нём. Поэтому договор удобнее подписать утром первого дня, до инструктажа.

Договор подряда вместо трудового. Если человек работает по вашему графику, подчиняется правилам распорядка и получает плату за выполнение трудовой функции, это трудовые отношения (статья 15 ТК РФ). Тогда договор подряда или договор с самозанятым могут признать трудовым. За договор, который фактически регулирует трудовые отношения, штраф тот же, что за неоформленный договор: по части 4 статьи 5.27 КоАП.

Охрана труда и медосмотр

Вводный инструктаж по охране труда проходят все новички до начала работы, в том числе офисные. После него непосредственный руководитель проводит первичный инструктаж на рабочем месте. От первичного инструктажа освобождают только тех, кто работает исключительно за компьютером и оргтехникой, и только если по результатам специальной оценки условия труда на их местах оптимальные или допустимые. Перечень таких должностей утверждает работодатель. В течение 60 календарных дней после подписания договора сотрудника обучают требованиям охраны труда, а рабочих и водителей — ещё и первой помощи.

Предварительный медосмотр нужен не всем. Статья 220 ТК РФ требует его на работах с вредными или опасными условиями и на работах, связанных с движением транспорта. Ещё его проходят работники торговли, общепита, пищевых производств, медицинских и детских организаций, водопроводных сооружений и некоторых других работодателей — чтобы не допустить распространения заболеваний. Точный список работ утверждают федеральные ведомства. Если сомневаетесь, нужен ли осмотр для вашей должности, спросите в медицинской организации, которая проводит осмотры. Платит за медосмотр работодатель (статья 220 ТК РФ), и без заключения к такой работе допускать нельзя.

Что можно не оформлять: приказ, личная карточка, заявление

Приказ о приёме. С ноября 2021 года приём на работу оформляется трудовым договором, а приказ работодатель вправе издать по желанию (часть 1 статьи 68 ТК РФ). Если приказ издаёте, он должен совпадать с договором. Форма любая, унифицированная Т-1 не обязательна. Требование знакомить работника с приказом под подпись в течение трёх дней из закона убрали вместе с обязательным приказом.

Личная карточка Т-2. Трудовой кодекс её вести не требует, а с 2013 года унифицированные формы кадровых документов не обязательны. Карточку можно вести для удобства. Но если в компании работают граждане, подлежащие воинскому учёту, организация ведёт на каждого из них карточку гражданина, подлежащего воинскому учёту (форма № 10 из приказа Минобороны № 700).

Заявление о приёме на работу. Трудовой кодекс его не требует.

Сведения о приёме в Социальный фонд

О каждом принятом сотруднике работодатель сообщает в Социальный фонд в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. Форма утверждена приказом СФР от 17 ноября 2025 года № 1462. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или другого документа, которым оформлен приём (статья 11 закона № 27-ФЗ). Если приказ вы не издаёте, отсчитывайте срок от дня подписания договора. Например, договор подписали в пятницу — сведения нужно подать не позднее понедельника, если он рабочий.

Подать сведения можно через кабинет страхователя на сайте Социального фонда или через оператора электронного документооборота, с усиленной квалифицированной подписью руководителя или представителя по доверенности. Если застрахованных лиц у вас не больше 10, включая исполнителей по гражданско-правовым договорам, сведения можно сдать на бумаге: лично в клиентской службе фонда или почтой.

Отдельной регистрации ИП в Социальном фонде перед приёмом первого работника не нужно. Фонд регистрирует его как работодателя сам в течение трёх рабочих дней после того, как получит сведения о приёме первого работника, и по данным ЕГРИП (подпункт 3 пункта 1 статьи 6 закона № 125-ФЗ в редакции от 20 февраля 2026 года).

Военкомат: кто сообщает и когда

Документы воинского учёта показывают военнообязанные и граждане, подлежащие призыву. При приёме таких сотрудников организация обязана (пункты 9, 30 и 32 Положения о воинском учёте, утверждённого постановлением Правительства № 719):

1. Проверить у сотрудника военный билет (справку взамен него, временное удостоверение) или удостоверение призывника.
2. Заполнить учётные документы по записям в документе воинского учёта.
3. В течение 5 дней со дня приёма направить сведения о сотруднике в военкомат. Их можно отправить и через Госуслуги, если у работника, который ведёт воинский учёт, есть квалифицированная электронная подпись.

ИП воинский учёт работников не ведёт: Положение говорит об организациях, и санкции главы 21 КоАП применяются к должностным лицам организаций. К такому же выводу пришли эксперты ГАРАНТа в консультации от 26 августа 2026 года. Сам предприниматель, если он военнообязанный, состоит на учёте как обычный гражданин.

Персональные данные: уведомление и согласие

Уведомление в Роскомнадзор. С 1 сентября 2022 года из закона убрали освобождение от уведомления для данных, которые обрабатываются в рамках трудовых отношений. Для большинства работодателей осталось одно исключение: обработка исключительно без средств автоматизации, то есть только на бумаге (часть 2 статьи 22 закона № 152-ФЗ). Если данные сотрудников есть в 1С, бухгалтерском сервисе, таблице на компьютере или вы отправляете их в банк и фонд электронно, это исключение вам, скорее всего, не подходит. Уведомление подают один раз, до начала обработки, на портале персональных данных Роскомнадзора pd.rkn.gov.ru. Подать его можно электронно (со входом через Госуслуги или с электронной подписью) либо на бумаге. Если уведомление уже подавали по другим данным, об изменениях сообщают не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором начали обрабатывать данные сотрудников (часть 7 статьи 22). Штраф за то, что уведомление о начале обработки не подано или подано с опозданием, — от 100 000 до 300 000 ₽, причём и для ООО, и для ИП: по этой статье предприниматели отвечают как юридические лица (часть 10 статьи 13.11 КоАП и примечание 1 к ней).

Согласие на обработку персональных данных. Для оформления, кадрового и бухгалтерского учёта, сведений в Социальный фонд и налоговую отдельное согласие не нужно. Обработка в этих целях нужна для исполнения трудового договора и обязанностей, которые закон возлагает на работодателя (пункты 2 и 5 части 1 статьи 6 закона № 152-ФЗ). Письменное согласие понадобится, если вы передаёте данные сотрудника третьим лицам в случаях, которых нет в Трудовом кодексе и федеральных законах (статья 88 ТК РФ).

Что иначе у индивидуального предпринимателя

Порядок оформления у ИП тот же, что у компании. Отличия собраны здесь, чтобы не искать их по статье:

Регистрацию организации в Социальном фонде проводят по сведениям из ЕГРЮЛ в течение трёх рабочих дней после того, как их получит фонд (подпункт 1 пункта 1 статьи 6 закона № 125-ФЗ).

Что дальше: зарплата и отчёты

С первой зарплаты вы как налоговый агент удерживаете у сотрудника НДФЛ и перечисляете его в бюджет (статья 226 Налогового кодекса), а также начисляете страховые взносы. Появятся регулярные отчёты в налоговую и Социальный фонд. Сведения по форме ЕФС-1 придётся подавать и дальше: при переводе и увольнении. Передайте бухгалтеру копию договора в день подписания: от даты подписания зависит срок сведений о приёме, от даты начала работы — первая зарплата.

Частые ошибки при оформлении

1. «Пусть сначала поработает, потом оформим». Договор уже заключён с первого дня работы. Через три рабочих дня без письменного договора — штраф, а испытание, не оформленное до выхода, не действует.
2. Договор подряда или договор с самозанятым на постоянную работу по графику. Отношения могут признать трудовыми, штраф — как за неоформленный договор.
3. Ознакомили с правилами распорядка после подписания договора. Закон требует сделать это до подписи. Если позже придётся расставаться по итогам испытания, ссылаться на правила, с которыми человек не был ознакомлен, трудно.
4. Забыли про ЕФС-1 или подали через неделю. Срок — следующий рабочий день, и не только при приёме, но и при увольнении.
5. Попросили лишние документы. Справку о судимости, медицинскую справку или характеристику можно требовать, только если для этой работы их требует закон, указ Президента или постановление Правительства.
6. Один экземпляр договора. У сотрудника должен остаться свой экземпляр, а на вашем — его подпись о получении.
7. Испытание женщине с ребёнком до трёх лет. Такое условие в договоре не действует.
8. Допустили к работе без вводного инструктажа: «в первый день некогда». Это допуск без обучения по охране труда, и штраф за него самый большой в этом списке.

Оформление — последний шаг найма. Если не хватает времени на поиск и отбор кандидата, эту работу можно передать агентству.

Подбор персонала под ключ в среднем за 2 недели: от рабочего персонала до ТОП-менеджеров, с гарантией замены в течение первого месяца испытательного срока. Обсудить задачу

Источники

• Трудовой кодекс РФ, редакция от 25.05.2026: статья 15, статья 22.2, статья 57, статья 61, статья 65, статья 66, статья 66.1, статья 67, статья 68, статья 70, статья 76, статья 88, статья 133, статья 136, статья 220, статья 309.1, статья 309.2.
• КоАП РФ, редакция от 04.08.2026: статья 5.27, статья 5.27.1, статья 13.11, статья 15.33.2, статья 21.4.
• Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте…», редакция от 20.02.2026: статья 8, статья 11, статья 17.
• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, статья 2 (электронные сведения о трудовой деятельности), редакция от 24.02.2021, часть 8.
• Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ, статья 6 «Регистрация и снятие с учёта страхователей», редакция от 20.02.2026.
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», редакция от 26.07.2026: статья 6, статья 22.
• Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ, статья 4 (налог на профессиональный доход), редакция от 04.08.2026.
• Федеральный закон от 24.07.2007 № 209-ФЗ, статья 4 (категории малого и среднего бизнеса), редакция от 26.06.2026.
• Налоговый кодекс РФ, статья 226, редакция от 04.08.2026.
• Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858 «О типовой форме трудового договора…», редакция от 19.04.2021.
• Приказ Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700 «Об утверждении Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета», редакция от 09.07.2025, приложение № 22 (форма № 10).
• Положение о воинском учёте, утверждённое постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, с изменениями от 24.03.2026, пункты 9, 30, 32.
• ГАРАНТ: «Нужно ли индивидуальному предпринимателю вести воинский учет?», консультация от 26.08.2026.
• Правила обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утверждены постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, в редакции постановления № 805 от 30.06.2026.
• Социальный фонд России, «Предоставление ЕФС-1»: сроки, форма по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462, способы сдачи.
• Роскомнадзор, портал персональных данных: уведомление об обработке персональных данных.