Приём на работу инвалида: что нужно знать работодателю в 2026 году

Что вы получите из статьи:

• Когда отказ кандидату с инвалидностью законен, а когда это дискриминация
• Какие документы можно попросить и что делать, если человек их не показал
• Какие условия обязательны для I, II и III группы — часы, оплата, отпуск, ночь и выходные
• Как посчитать квоту, чем её закрыть и когда сдавать отчёт на «Работе России»
• Какие штрафы грозят и какие субсидии СФР можно получить за найм

Применить: до того, как подписать договор с кандидатом с инвалидностью, и каждый квартал, если у вас больше 35 работников. Сэкономит: от доплаты переработки по суду, штрафа до 100 тыс. ₽ за квоту и претензий о дискриминации.

Человека с инвалидностью принимают по обычному трудовому договору, но с обязательными условиями. Отказать из-за самой инвалидности нельзя — это дискриминация. Отказать можно, если состояние здоровья не позволяет выполнять конкретную работу: Верховный суд относит здоровье к деловым качествам.

Справку медико-социальной экспертизы (МСЭ) и индивидуальную программу реабилитации или абилитации (ИПРА) можно попросить, но требовать нельзя: показывать их или нет, решает сам человек. Как только вы знаете о группе, действуют гарантии:

• I и II группа — рабочая неделя не больше 35 часов, а зарплата, по разъяснению Роструда, при этом не уменьшается;
• любая группа — отпуск не меньше 30 календарных дней и по заявлению до 60 дней без оплаты;
• ночная и сверхурочная работа, работа в выходные и праздники — только с письменного согласия. Во всех этих случаях нужно, чтобы медицинское заключение не запрещало такую работу, а работник под подпись был ознакомлен с правом отказаться;
• условия из ИПРА, если работник её передал, работодатель обязан создать.

Испытательный срок установить можно.

Если у вас больше 35 работников, действует квота на приём людей с инвалидностью: от 2 до 4 % среднесписочной численности, точный размер — в нормативном акте вашего региона. Закрыть её можно только трудовыми договорами с людьми с инвалидностью: пустое «выделенное» место не засчитывается. Отчёт по форме № 7 — каждый месяц до 10-го числа включительно на портале «Работа России». Штраф компании за невыполнение квоты — 50–100 тыс. ₽.

Что сделать:

1. Уберите из вакансий «без инвалидности» и подобные ограничения. Вместо требований к здоровью опишите условия работы, а отказ объясняйте только её требованиями.
2. Предложите кандидату показать справку МСЭ и ИПРА, но не делайте это условием приёма.
3. Для I и II группы запишите в трудовом договоре неделю не больше 35 часов без уменьшения оклада (так разъясняет Роструд), для всех групп — отпуск не меньше 30 календарных дней. Если о группе сообщил работник из штата, сразу оформите новые условия письменным соглашением к договору.
4. Сверьте рабочее место и график с ИПРА.
5. Если работников больше 35 — посчитайте квоту по нормативу своего региона и сдавайте отчёт по форме № 7 до 10-го числа включительно.
6. До найма узнайте в центре занятости про субсидию Социального фонда России (СФР) в 6 МРОТ: за работника, принятого в 2026 году, — 162 558 ₽ плюс взносы и районный коэффициент, частями — после 1-го, 3-го и 6-го месяца работы. Её дают, только если найм шёл через службу занятости.

Можно ли отказать кандидату с инвалидностью

Нет, если причина — сама инвалидность. Закон о социальной защите инвалидов запрещает дискриминацию по этому признаку (статья 3.1 закона № 181-ФЗ), Трудовой кодекс — необоснованный отказ в приёме (статьи 3 и 64 ТК).

Да, если причина — деловые качества. Верховный суд понимает под ними способность выполнять конкретную работу (трудовую функцию) с учётом квалификации и личностных качеств, в том числе состояния здоровья (пункт 10 постановления Пленума № 2). Отказ законен, когда здоровье мешает именно этой работе: например, ИПРА противопоказывает работу на высоте, а вакансия — монтажник. Отказ «на всякий случай», потому что человек «будет часто болеть», с конкретной работой не связан, и суд может признать его дискриминацией. Если документов об инвалидности нет, обсудите на собеседовании сами требования работы — смены, нагрузку, условия — и спросите, сможет ли человек их выполнять.

Ещё три правила:

• Вакансия. Не пишите «без инвалидности» или «только здоровые»: закон запрещает распространять объявления о вакансиях с ограничениями по инвалидности (часть 3 статьи 53 закона о занятости № 565-ФЗ). Штраф компании — 10–15 тыс. ₽, должностному лицу и ИП — 3–5 тыс. ₽ (статья 13.11.1 КоАП). Вместо этого описывайте саму работу: «смены по 12 часов на ногах», «подъём грузов до 20 кг». Как составить такой текст, разобрано в статье «Как написать вакансию».
• Письменная причина. Если кандидат письменно потребует объяснить отказ, ответ нужен не позже чем через 7 рабочих дней (часть 5 статьи 64 ТК). Объясняйте отказ требованиями работы — подробнее в статье «Как корректно отказать кандидату».
• Кандидат от центра занятости. Если служба занятости уведомила, что направляет к вам человека, в течение 5 дней после уведомления разместите на «Работе России» день и результат переговоров, а при отказе — причину (часть 11 статьи 53 закона № 565-ФЗ). Если у вас есть квота, отказ инвалиду в приёме в её пределах — отдельное нарушение со штрафом для компании до 100 тыс. ₽ (статья 5.42 КоАП).

Какие документы просить и что смотреть в ИПРА

Справки МСЭ и ИПРА нет в перечне документов при приёме, а требовать документы сверх перечня запрещено (статья 65 ТК). Специалисты Роструда на «Онлайнинспекции» ответили на вопрос работника так (пересказ ppt.ru, март 2026 года; это ответ на конкретный вопрос, а не норма): обязать работника отдать ИПРА нельзя, уволить за отказ — тоже. Но если работник программу не дал, требовать её условий он не может, и работодатель за них не отвечает.

• Справка МСЭ подтверждает инвалидность и группу. Если о группе вы уже знаете, а справки ещё нет, попросите её, но при I или II группе не откладывайте 35-часовую неделю до её получения: в деле ниже суды исходили из того, что работодатель знал об инвалидности.
• ИПРА содержит рекомендации по труду: какие виды работ показаны, какие противопоказаны, нужно ли оборудовать рабочее место. Если человек передал программу, создать условия по ней — обязанность работодателя (часть 3 статьи 214 и статья 216.1 ТК). Для самого работника программа рекомендательная: он вправе отказаться от отдельных мероприятий, и тогда работодатель за них не отвечает (статья 11 закона № 181-ФЗ).

Просьбу и ответ лучше оформить письменно: так видно, с какого дня вы знали об инвалидности.

Какие условия обязательны для работника с инвалидностью

Правила о 35 часах и отпуске раньше были в статье 23 закона № 181-ФЗ. С 1 сентября 2024 года эта статья только отсылает к трудовому законодательству, а нормы — в Трудовом кодексе.

Оплата при 35 часах. Сокращённая неделя — это норма времени для такого работника, а не неполный день. Роструд в памятке «Труд инвалидов» указывает, что зарплата сохраняется в полном объёме, а сокращённое время оплачивается как нормальное. Например, если оклад продавца — 60 000 ₽, сотрудник с II группой получает те же 60 000 ₽ при неделе в 35 часов. Часы сверх установленной работнику смены, а при суммированном учёте — сверх нормы за учётный период, рассчитанной из 35 часов в неделю, — сверхурочная работа.

Цена ошибки. Первый кассационный суд общей юрисдикции 21 июля 2026 года рассмотрел такое дело (№ 88-18564/2026, по обзору КонсультантПлюс). Сотрудника с инвалидностью приняли на 40-часовую неделю, хотя работодатель знал об инвалидности с первого дня: давал ему удлинённый отпуск. Неделю сократили до 35 часов больше чем через два года. Суды взыскали оплату 5 лишних часов каждой недели как сверхурочных. По обзору, так же уже решал Восьмой кассационный суд.

Как оформить работника с инвалидностью: по шагам

1. Соберите документы. Те же, что у всех, — список в статье «Как оформить сотрудника на работу». Справку МСЭ и ИПРА попросите отдельно (см. выше).
2. Сверьте должность с ИПРА. Если работа противопоказана, ставить на неё человека нельзя: предложите другую вакансию. Если нужно оборудовать место, до покупки проверьте условия субсидии до 200 тыс. ₽ (раздел о поддержке ниже).
3. Подпишите трудовой договор. Для I и II группы запишите рабочую неделю не больше 35 часов и оклад как за полную норму (так разъясняет Роструд). Длину смены и режим поставьте по медицинскому заключению или ИПРА. Для любой группы — отпуск не меньше 30 календарных дней. Испытательный срок — по желанию; как его провести, разобрано в статье об испытательном сроке.
4. Проверьте график. У человека с I или II группой — не больше 35 часов в неделю. Работника с инвалидностью любой группы привлекайте к ночной и сверхурочной работе, работе в выходные и праздники только на условиях из таблицы выше.
5. Договоритесь о переосвидетельствовании. Попросите сообщать о результатах повторной экспертизы и приносить новую справку МСЭ. Если группу изменили или инвалидность сняли, меняются и гарантии, и учёт работника в квоте.

Если работник получил инвалидность, уже работая у вас. Гарантии нужно применить, как только вы узнали о группе: попросите справку МСЭ, но при I или II группе не откладывайте до неё 35-часовую неделю. Новые условия оформите письменным соглашением к трудовому договору (статья 72 ТК). Условия по ИПРА, если работник её передал, создаются так же, как при приёме (часть 3 статьи 214 ТК). Если по медицинскому заключению прежняя работа противопоказана, с письменного согласия переведите человека на другую подходящую работу. Если её нет или он отказался, всё зависит от срока, на который по заключению нужен перевод. При сроке до 4 месяцев работника на весь этот срок отстраняют с сохранением места, зарплату не начисляют. При более долгом или постоянном переводе договор прекращается по пункту 8 части 1 статьи 77 (статья 73 ТК).

Квота: кому, сколько и как посчитать

Квоту устанавливает нормативный акт региона для работодателей, у которых больше 35 работников, — и для компаний, и для ИП. Размер — от 2 до 4 % среднесписочной численности (статья 38 закона № 565-ФЗ). Регион может сделать его разным для отраслей, муниципалитетов и численности. Например, в Санкт-Петербурге при численности от 36 до 100 человек квота — 2 %, при численности больше 100 — 2,5 % (закон Санкт-Петербурга от 02.10.2024 № 522-116, данные городской службы занятости). Размер для своего региона ищите в его нормативном акте о квотировании или на сайте региональной службы занятости.

Как считать (пункт 2 Правил, утверждённых постановлением Правительства № 709):

1. Возьмите среднесписочную численность за прошлый квартал.
2. Вычтите работников на местах с вредными или опасными условиями по результатам специальной оценки условий труда (СОУТ). Работников обособленных подразделений в других регионах тоже не считайте: для них своя квота по закону их региона. С 1 марта 2026 года это касается любых обособленных подразделений, а не только филиалов и представительств.
3. Умножьте на процент региона и округлите вниз. Если получилось меньше 1, квота — 1 место.
4. Пересчитывайте каждый квартал до 10-го числа месяца, следующего за кварталом.

Пример для Санкт-Петербурга. Среднесписочная численность за III квартал — 148 человек, 18 из них работают на местах с вредными условиями. База — 130 человек, квота — 130 × 2,5 % = 3,25, после округления 3 места. У компании на 40 человек: 40 × 2 % = 0,8 — меньше единицы, значит, 1 место.

Чем закрыть квоту (пункт 3 Правил):

• Трудовым договором с человеком с инвалидностью у вас. Пустое «выделенное» место квоту не закрывает — нужен заключённый договор.
• Двойным зачётом — только для принятых непосредственно к вам. Работник с I группой, который работает у вас по трудовому договору, засчитывается за 2 места. Так же считают работника с инвалидностью из числа ветеранов боевых действий — участников специальной военной операции (СВО), указанных в подпунктах 1, 1.1, 2.2–2.6 пункта 1 статьи 3 закона «О ветеранах». Для части таких ветеранов правило действует с 20 ноября 2025 года, а для всего этого круга — с 1 сентября 2026 года, когда его расширили. В примере выше 3 места закроют двое: работник с I группой и работник с III группой. Работник по соглашению с другой организацией или ИП засчитывается за 1 место, какая бы группа у него ни была.
• Соглашением с другой организацией или ИП в вашем регионе, которые принимают человека с инвалидностью к себе. Вы ежемесячно финансируете его зарплату — не меньше МРОТ плюс страховые взносы — и договариваетесь об оборудовании места (части 6–8 статьи 38 закона № 565-ФЗ).

Когда квоту можно не выполнять (пункт 4 Правил):

• работодатель — общественное объединение инвалидов или его организация;
• работодатель признан банкротом и открыто конкурсное производство;
• численность снизилась до уровня, при котором квота не устанавливается;
• в службе занятости нет подходящих безработных или ищущих работу людей с инвалидностью либо в регионе нет организаций или ИП, готовых заключить соглашение.

Последнее подтверждает центр занятости: если вы попросили подобрать кандидатов, а возможности нет, он сообщает, что выполнить квоту в текущем квартале невозможно (пункт 5 Правил). Поэтому заявляйте квотируемые вакансии в службу занятости и храните её ответы.

Отчёт по квоте: что и когда сдавать

Каждый месяц, не позже 10-го числа следующего месяца, работодатель с квотой размещает на «Работе России» форму № 7 «Информация о выполнении квоты» (часть 7 статьи 53 закона № 565-ФЗ). Минтруд разъяснил: в октябре 2026 года 10-е число пришлось на субботу, поэтому отчитаться можно было не позже понедельника, 12 октября (письмо от 31.07.2026, по обзору КонсультантПлюс). Это разъяснение касается только октября 2026 года; по той же логике срок, видимо, переносится на следующий рабочий день, но надёжнее сдать отчёт до выходных. Обособленное подразделение в другом регионе отчитывается в службу занятости своего региона (ответ «Онлайнинспекции» за май 2026 года, по обзору КонсультантПлюс).

С 1 сентября 2026 года форма обновлена (приказ Минтруда № 204н). В ней указывают, кто отчитывается (головная организация, филиал, иное обособленное подразделение или ИП), основной вид деятельности и отдельно — работников с двойным зачётом:

• пункт 10 — работники с инвалидностью, принятые к вам, кроме тех, кто указан в пунктах 11 и 12: Минтруд пояснил, что иначе их посчитают дважды (письмо от 24.08.2026, по обзору КонсультантПлюс);
• пункт 11 — работники с I группой;
• пункт 12 — работники с инвалидностью из числа ветеранов боевых действий — участников СВО (тот же круг, что в двойном зачёте); если у человека ещё и I группа, его указывают только здесь;
• пункт 13 — работающие по соглашению в другой организации;
• пункт 14 — итог: пункт 10 + пункт 11 × 2 + пункт 12 × 2 + пункт 13.

Какие штрафы грозят

ИП отвечают как должностные лица, если в статье КоАП не сказано иное (примечание к статье 2.4).

Какую поддержку можно получить

Субсидия за найм — 6 МРОТ (решение СФР № 2714). Её дают за работников с инвалидностью, принятых с 1 декабря 2025 года. Берут МРОТ года найма: за работника, принятого в 2026 году, это 6 × 27 093 = 162 558 ₽, к сумме добавляются страховые взносы и районный коэффициент. Платят частями: 1 МРОТ после первого месяца работы, 2 — после третьего, 3 — после шестого. Главные условия:

• сначала подайте заявку в службу занятости через «Работу России» с перечнем вакансий — субсидию считают только за тех, о ком служба занятости передала сведения в СФР;
• договор бессрочный, на полный рабочий день с учётом режима по правилам внутреннего распорядка;
• зарплата не ниже 1,5 МРОТ с районным коэффициентом — так на федеральной странице СФР, но отделение СФР по Оренбургской области пишет о 2 МРОТ, уточните в своём;
• заявление в СФР — не раньше чем через месяц после трудоустройства;
• работодатель зарегистрирован до 1 января 2026 года, долг по налогам и взносам — не больше 10 тыс. ₽, долгов по зарплате нет.

В мае 2026 года СФР уже менял условия (приказ № 642) — перед наймом сверьтесь с его страницей. В вашем регионе могут быть свои меры поддержки — спросите в центре занятости. Но если на трудоустройство таких работников вы уже получаете бюджетные деньги по решению региона, муниципалитета или другому решению о субсидии на те же цели, субсидию СФР за найм не дадут.

До 200 тыс. ₽ на оборудование рабочего места (решение СФР № 2712). Возмещают часть затрат на оборудование, мебель, приспособления и их установку. Субсидия — за работников с I и II группой и ветеранов боевых действий с инвалидностью. Условия:

• договор не меньше чем на 9 месяцев, полный рабочий день с учётом нормы для категории работника, зарплата не ниже МРОТ;
• место должно быть занято 9 месяцев из 12; уволившегося можно заменить другим работником с инвалидностью, всего не больше трёх человек;
• нового работника примите в течение 60 календарных дней после увольнения и в тот же срок сообщите в службу занятости об уволенном и новом; если за 60 дней замену не приняли, часть субсидии придётся вернуть пропорционально недобранному сроку;
• работодатель зарегистрирован до 1 января 2025 года, долг по налогам и взносам — не больше 10 тыс. ₽;
• заявление в службу занятости — в течение 3 месяцев после подписания договора;
• за места на противопоказанной по ИПРА работе не платят.

Для ИП — взносы на травматизм 60 % тарифа с выплат работникам с инвалидностью I–III групп в 2026–2028 годах (закон № 434-ФЗ). К каким выплатам применяется скидка, уточните у бухгалтера. На организации она не распространяется.

Если не хватает рядовых сотрудников или нужен руководитель, подбор можно поручить «Хищникам». Если хотите узнать, можно ли подобрать кандидатов на квотируемые места, оставьте заявку по ссылке ниже, и мы с вами свяжемся.

Подбор персонала под ключ в среднем за 2 недели: от рабочего персонала до ТОП-менеджеров, с гарантией замены в течение первого месяца испытательного срока. Обсудить задачу

Источники

• Трудовой кодекс РФ, редакция от 25.05.2026: статья 3, статья 64, статья 65, статья 70, статья 72, статья 73, статья 91, статья 92, статья 94, статья 96, статья 99, статья 113, статья 115, статья 128, статья 214, статья 216.1, статья 259
• Федеральный закон от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ», редакция от 29.12.2025: статья 3.1, статья 11, статья 23
• Федеральный закон от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения в РФ», редакция от 28.11.2025: статья 38, статья 39, статья 53
• Правила выполнения работодателем квоты для приёма на работу инвалидов (постановление Правительства от 30.05.2024 № 709, редакция от 21.05.2026) — КонсультантПлюс
• Форма № 7 «Информация о выполнении квоты» (приказ Минтруда от 16.04.2024 № 195н, редакция от 12.05.2026) — КонсультантПлюс
• КоАП РФ, редакция от 04.08.2026: статья 2.4, статья 5.27, статья 5.42, статья 13.11.1, статья 19.7
• Постановление Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2, пункт 10 — текст на sudact.ru
• Роструд: памятка «Труд инвалидов» — «Онлайнинспекция»
• «Онлайнинспекция»: может ли работодатель требовать ИПРА и уволить за отказ — пересказ ppt.ru, 04.03.2026
• Определение 1-го КСОЮ от 21.07.2026 № 88-18564/2026: не сократили рабочую неделю инвалиду — оплата переработки — обзор КонсультантПлюс
• Изменения квоты в обзорах КонсультантПлюс: обособленные подразделения с 01.03.2026 (закон № 445-ФЗ), двойной зачёт ветеранов с 01.09.2026 (постановление № 575), новая форма отчёта с 01.09.2026 (приказ № 204н), письмо Минтруда от 24.08.2026 № 16-5/В-1744 о пунктах 10–14, письмо Минтруда от 31.07.2026 № 16-5/ООГ-947 о сроке в октябре, ответы «Онлайнинспекции» за май 2026 года
• Служба занятости Санкт-Петербурга: квота для работодателей города
• СФР: субсидия на стимулирование найма (решение № 2714), субсидия на оборудование рабочих мест для инвалидов (решение № 2712), порядок предоставления субсидий в 2026 году — отделение по Оренбургской области
• Федеральный закон от 28.11.2025 № 434-ФЗ о тарифах на травматизм на 2026–2028 годы — текст на pravo.ppt.ru
• МРОТ с 1 января 2026 года — 27 093 ₽ — КонсультантПлюс