Обучение сотрудника за счёт работодателя: как оформить отработку и вернуть деньги при увольнении

Что вы получите из статьи:

• Когда работник обязан вернуть деньги за обучение, а когда нет
• Ученический договор или условие об отработке — и что делать ИП
• Что записать в документе до начала обучения
• Какие расходы суды не взыскивают
• Расчёт суммы к возврату на условном примере и порядок взыскания

Применить: до того, как оплатить сотруднику курсы или взять новичка на обучение. Сэкономит: деньги на обучении, которые без правильного документа не вернуть.

Работник обязан вернуть деньги за обучение, только если выполнены два условия. Первое: вы письменно договорились, сколько он проработает у вас после учёбы, — надёжнее подписать это до её начала. Второе: он уволился раньше этого срока без уважительной причины, а по ученическому договору — или вовсе не вышел на работу после учёбы (статья 249 ТК, часть 2 статьи 207). Что суды считают уважительной причиной, разобрано ниже.

Вернуть можно только затраты на само обучение (при ученичестве — и стипендию) и только за ту часть срока, которую человек не отработал. Например, курс стоил 72 000 ₽, отработка — 24 месяца, человек ушёл через 10 месяцев после учёбы: вернуть можно 42 000 ₽. Стоимость курса целиком, штраф за досрочный уход, командировочные и зарплату, которую платили за дни учёбы вместо работы, суды, как правило, не взыскивают.

Что сделать:

1. До начала обучения подпишите документ об отработке. Организация может заключить ученический договор, в том числе с кандидатом, которого берёте и учите с нуля. Любой работодатель, включая ИП, может записать условие об отработке в трудовой договор или в отдельное соглашение об обучении. Чем они отличаются — ниже.
2. Запишите в нём программу, стоимость, срок отработки, как считается сумма к возврату, при каком уходе работник её платит, а также срок и способ возврата.
3. Сохраните договор с учебным центром, счёт, платёжку и документ об окончании обучения: без них сумму не доказать.
4. Если человек уходит раньше срока, посчитайте сумму и предложите вернуть её добровольно, можно по графику. Удержать из окончательного расчёта — последней выплаты при увольнении — можно немного и только если вся сумма не больше среднего месячного заработка работника: не больше 20 % этой выплаты, вашим распоряжением (приказом) не позже месяца со дня, когда вы установили сумму (статьи 138 и 248). Что работник не вернёт сам, взыскивают через суд: иск подают в течение года, и этот год надёжнее отсчитывать от дня увольнения.

Какой документ подписать

Трудовой кодекс даёт два способа закрепить отработку. Они различаются тем, кто их может заключить и что платить человеку во время учёбы.

Ученический договор с кандидатом подписывают до того, как он начнёт учиться. Пока кандидат учится, он ещё не ваш работник, но на него распространяется трудовое законодательство, включая охрану труда (статья 205). Если после успешного ученичества вы берёте его на работу, испытательный срок ему не устанавливают (часть 1 статьи 207). Привыкли проверять новичков на испытании — учтите это заранее. Кому ещё нельзя устанавливать испытание и как проверять новичка, разбирали в статье «Испытательный срок: как проверить новичка и расстаться без суда».

ИП ученический договор заключить не может: статья 198 даёт это право только организации. Проект Минтруда 2025 года предлагал дать такое право и ИП, но в действующей редакции статья не изменилась. При этом ИП — тоже работодатель (статья 20 ТК), а статьи 57 и 249, в отличие от статьи 198, организациями не ограничены. Поэтому ИП может оформить отработку условием трудового договора или отдельным соглашением об обучении. Прямого разъяснения Роструда для ИП нет, это прочтение норм.

Верховный суд признал условие об отработке в трудовом договоре достаточным основанием для возврата затрат: ученический договор не единственный вид договора об обучении (определение от 17.04.2017 № 16-КГ17-3; то же — в Обзоре практики Президиума Верховного суда от 05.12.2018, пункт 10). Об ИП в этом определении ничего не сказано. Само условие в трудовой договор вписывают при приёме или дополнительным соглашением позже; что ещё входит в договор при приёме, разбирали в статье «Как оформить сотрудника на работу».

Что записать в документе

1. Чему учится человек: программа или профессия, учебный центр, даты. В ученическом договоре конкретная квалификация обязательна (статья 199).
2. Стоимость и её состав. Указывайте оплату самого обучения, а для ученичества — стипендию. Закон состав затрат не расписывает, поэтому суд смотрит на ваш документ и на бумаги, которые подтверждают расходы.
3. Срок отработки и день, с которого он считается, — обычно со дня окончания обучения. Закон этот срок не ограничивает, его определяют стороны. Если срок отработки не определён, требовать возмещения работодатель не может — так разъяснил Роструд.
4. Формула: сумма к возврату = затраты × неотработанное время ÷ срок отработки. Укажите, считаете вы в месяцах или в днях.
5. В каких случаях работник возмещает затраты: увольнение по собственному желанию без уважительной причины, по соглашению сторон, по инициативе работодателя за виновные действия, отчисление из учебного центра или отказ от учёбы без уважительной причины. Суд может прочитать этот пункт буквально. Например, Шестой кассационный суд отказал работодателю, у которого в договоре было только увольнение за нарушения, а человек ушёл сам (определение от 10.11.2022 № 88-23206/2022).
6. Уважительные причины, при которых возмещения нет. Перечень можно согласовать в договоре, но суд всё равно оценит обстоятельства ухода.
7. Срок и способ возврата: например, в течение 10 рабочих дней после увольнения или по графику, а также согласие работника на удержание из окончательного расчёта в пределах, которые разрешает закон.
8. Подписи до начала обучения и по экземпляру каждой стороне. Соглашение, подписанное после окончания курса, суд на этот курс не распространил (Верховный суд Республики Башкортостан, 03.12.2019 № 33-23655/2019; это региональный суд, а не Верховный суд РФ).

Чего не писать. Штраф, двойную стоимость, пени и «полную стоимость при любом увольнении» суды не взыскивают: условия, которые противоречат ТК, не применяются (статья 206 — для ученического договора, статьи 9 и 232 — для трудового договора и соглашения об обучении). Например, Первый кассационный суд отказал во взыскании штрафа в двойном размере затрат (определение от 11.07.2022 № 88-18204/2022), а Верховный суд не применил условие о полной стоимости обучения вместо пропорциональной (определение от 28.09.2012 № 56-КГ12-7). Проценты за пользование чужими деньгами по Гражданскому кодексу к таким затратам тоже не применяются (определение Верховного суда от 28.06.2021 № 16-КГ21-11-К4).

Не сработает и запрет увольняться до конца отработки: уйти по собственному желанию работник вправе всегда, предупредив, как правило, за две недели (статья 80), а условия, ухудшающие его положение по сравнению с ТК, не применяются (статья 9).

Что вернуть нельзя

• Командировочные: проезд к месту учёбы, жильё, суточные. Верховный суд указал: это гарантии и компенсации работнику по статье 187, а не затраты на обучение, и ТК их возврат не предусматривает (определение от 13.01.2020 № 18-КГ19-145).
• Средний заработок, который сохраняли на время учёбы с отрывом от работы. Это тоже гарантия статьи 187, и суды, как правило, не включают её в затраты на обучение (например, Ставропольский краевой суд, 06.06.2017 № 33-3892/2017).
• Обязательное обучение по охране труда и безопасным приёмам работы на вашем оборудовании. Это обязанность работодателя, и суды не применяют к нему статью 249 (например, Челябинский областной суд, 09.06.2016).
• Всё сверх пропорциональной суммы: полную стоимость, штраф, пени.
• Расходы без документов или те, что нельзя отнести именно к этому человеку. Верховный суд в деле 18-КГ19-145 указал: затраты должны быть подтверждены надлежащими документами, а их размер — достоверно установлен.
• Курс, пройденный до подписания соглашения, — так решил региональный суд (см. пункт 8 списка «Что записать»).

Отдельный риск — курсы повышения квалификации по той же профессии. Верховный суд в 2017 году допустил возврат затрат и на повышение квалификации, но часть судов отказывает, если человек не получил новую профессию (Четвёртый кассационный суд, 13.08.2020 № 88-8440/2020). Для таких курсов исход спора предсказать труднее.

Когда работник не платит, даже если ушёл сам

Перечня уважительных причин в законе нет. Верховный суд предлагает учитывать часть 3 статьи 80 ТК: там названы случаи, когда человек не может продолжать работу (например, выход на пенсию), и нарушение работодателем трудового законодательства. Дальше суд оценивает обстоятельства конкретного дела (определение от 13.09.2021 № 18-КГ21-82-К4), поэтому даже по выходу на пенсию решения расходятся.

Если расстаётесь по соглашению сторон с сотрудником, которого учили за ваш счёт, впишите условие о возмещении в само соглашение. Как его составить, разбирали в статье «Расторжение трудового договора по соглашению сторон».

Как посчитать сумму к возврату

Формула: затраты на обучение × неотработанное время ÷ срок отработки.

Условный пример. Компания оплатила учебному центру курс оператора станков с ЧПУ — 72 000 ₽. По соглашению сотрудник должен проработать 24 месяца после окончания обучения. Он уволился по собственному желанию через 10 месяцев после окончания обучения.

• Не отработано: 24 − 10 = 14 месяцев.
• К возврату: 72 000 × 14 ÷ 24 = 42 000 ₽.

Если считать по дням, сумма получится чуть другой, так что способ подсчёта лучше заранее записать в соглашении.

Допустим, обучение проходило в другом городе: жильё стоило 18 000 ₽, средний заработок за время учёбы — 45 000 ₽. Эти суммы в расчёт не входят. Если их добавить, требование вырастет на 36 750 ₽ (63 000 × 14 ÷ 24), и эту часть суд, скорее всего, не взыщет.

Удержать что-то из этих 42 000 ₽ своим распоряжением можно, только если вся сумма не больше среднего месячного заработка работника, и то не больше 20 % окончательного расчёта. Если сумма больше, удерживать её своим распоряжением нельзя: работник может вернуть деньги сам, в том числе по графику, а если не согласен — остаётся суд (см. следующий раздел).

Как получить деньги

1. Проверьте основание. Срок отработки ещё не истёк, причина ухода не из уважительных, документ об отработке подписан до начала обучения. Если его подписали уже во время курса, основание спорное, а соглашение, подписанное после окончания курса, суд к этому курсу не применил.
2. Составьте письменный расчёт суммы, приложите копии документов о расходах и передайте работнику под подпись или отправьте письмом с описью вложения.
3. Удержание из окончательного расчёта. В перечне удержаний статьи 137 ТК затрат на обучение нет. Но Минтруд на вопрос об удержании этих затрат при увольнении указал на статью 248: сумму не больше среднего месячного заработка взыскивают распоряжением работодателя не позднее месяца со дня, когда размер окончательно установлен (письмо от 18.10.2017 № 14-2/В-935, мнение ведомства). Из каждой выплаты зарплаты нельзя удержать больше 20 % (статья 138). При увольнении это одна выплата, поэтому удержать получится не больше 20 % окончательного расчёта — и только если вся сумма в пределах среднего месячного заработка (см. шаг 4). Роструд же считает удержание при увольнении неправомерным, если порядок возврата не записан в соглашении и работник не согласен вернуть деньги добровольно. Поэтому порядок возврата лучше прописать заранее (пункт 7 списка «Что записать»). Если порядок взыскания нарушен, работник может обжаловать действия работодателя в суде (часть 3 статьи 248).
4. Если прошёл месяц со дня, когда вы установили сумму, или сумма больше среднего месячного заработка и работник не согласен, взыскать её можно только через суд. Если работник согласен, но сразу заплатить не может, оформите письменное обязательство с графиком платежей (часть 4 статьи 248). Перестанет платить после увольнения — остаток взыщете через суд.
5. Суд — в течение года. По спорам о возмещении ущерба работодатель обращается в суд в течение одного года со дня обнаружения ущерба (часть 4 статьи 392). К затратам на обучение суды применяют этот срок, а не трёхлетний срок Гражданского кодекса. Так поступил, например, Седьмой кассационный суд в споре о целевом обучении на госслужбе (определение от 03.09.2024 № 88-14955/2024). Надёжнее отсчитывать год от дня увольнения.

Договор вернёт деньги, но не удержит человека

Даже при правильно оформленной отработке вернуть можно только долю за неотработанное время, и с каждым отработанным месяцем она уменьшается. Человек, который решил уйти, уйдёт, а вакансия снова откроется. Почему уходят и что помогает удержать сильных сотрудников, разбирали в статье «Почему сотрудники увольняются и как удержать лучших».

Учить своего имеет смысл, когда готовых специалистов на рынке нет или вам нужен человек под вашу технологию. Если нужен специалист, который уже умеет делать работу, сравните стоимость обучения со стоимостью найма — как её посчитать, разбирали в статье «Сколько стоит нанять сотрудника самому».

Если искать готового специалиста самому некогда, подбор можно поручить «Хищникам».

Подбор персонала под ключ в среднем за 2 недели: от рабочего персонала до ТОП-менеджеров, с гарантией замены в течение первого месяца испытательного срока. Обсудить задачу

Источники

• Трудовой кодекс РФ, редакция от 25.05.2026: статья 9, статья 20, статья 57, статья 80, статья 137, статья 138, статья 187, статья 198, статья 199, статья 204, статья 205, статья 206, статья 207, статья 232, статья 248, статья 249, статья 392
• МРОТ с 1 января 2026 года — 27 093 ₽ (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ), справка КонсультантПлюс
• Письмо Минтруда России от 18.10.2017 № 14-2/В-935 — текст на сайте «Время бухгалтера»
• ВС РФ, определение от 17.04.2017 № 16-КГ17-3: ученический договор — не единственный договор об обучении — обзор ГАРАНТ.РУ
• ВС РФ, определение от 13.01.2020 № 18-КГ19-145: командировочные не взыскиваются, затраты подтверждаются документами — обзор «Адвокатской газеты»; обзор ГАРАНТ.РУ
• Энциклопедия судебной практики ГАРАНТ: возмещение затрат, связанных с обучением работника (ст. 249 ТК) — позиции ВС от 28.09.2012 № 56-КГ12-7 и от 13.09.2021 № 18-КГ21-82-К4, Обзор практики Президиума ВС от 05.12.2018 (п. 10), практика о составе затрат, охране труда и уважительных причинах
• ВС РФ, определение от 28.06.2021 № 16-КГ21-11-К4: проценты по статье 395 ГК к затратам на обучение не применяются — текст на ГАРАНТ.РУ
• Какие расходы на обучение можно взыскать с работника — обзор практики ГАРАНТ.РУ
• Восьмой КСОЮ, 11.08.2022 № 8Г-15083/2022: полное возмещение вместо пропорционального не применяется — ГАРАНТ.РУ
• Третий КСОЮ, 04.05.2022 № 8Г-4996/2022: увольнение по соглашению сторон — ГАРАНТ.РУ
• ВС Республики Башкортостан, 03.12.2019 № 33-23655/2019: соглашение после окончания обучения — ГАРАНТ.РУ
• Первый КСОЮ, 11.07.2022 № 88-18204/2022: штраф по ученическому договору не взыскивается — БУХ.1С
• Шестой КСОЮ, 10.11.2022 № 88-23206/2022: основания возмещения в договоре — БУХ.1С
• Четвёртый КСОЮ, 13.08.2020 № 88-8440/2020: повышение квалификации — 1С:ИТС
• Седьмой КСОЮ, 03.09.2024 № 88-14955/2024: годичный срок обращения в суд (дело о целевом обучении на госслужбе) — КонсультантПлюс
• Роструд: без срока отработки затраты не взыскать — пересказ БУХ.1С
• Роструд: удержание затрат на обучение при увольнении — пересказ БУХ.1С, 2020
• Проект Минтруда об изменении главы 32 ТК (2025) — КонсультантПлюс