Анкета кандидата при приёме на работу: образец и порядок заполнения

Анкета кандидата — это опросный лист, который работодатель просит заполнить перед или после собеседования: он собирает сведения, которых нет в резюме, и приводит всех кандидатов к одному формату. Единой формы для коммерческой компании нет, поэтому анкету составляет работодатель. Главное правило при составлении: спрашивайте только то, что нужно для работы, и отдельно оформляйте согласие на обработку персональных данных.

Анкета помогает сравнивать людей по одним вопросам, но превращается в источник нарушений, если в неё попадают лишние поля.

Что такое анкета кандидата и зачем она нужна?

Анкета кандидата — внутренний документ компании: перечень вопросов, на которые человек отвечает письменно до решения о найме. Формат, длину и вопросы выбирает работодатель. Для поступающих на государственную и муниципальную службу действует отдельная форма анкеты, установленная актами о госслужбе; для коммерческой компании она не обязательна.

Анкета нужна для трёх задач. Она собирает данные в одном формате, и кандидатов можно сравнивать по одним вопросам. Она закрывает вопросы, которые не поместились в резюме: график, ожидания по оплате, срок выхода. Ответы анкеты служат основой для вопросов на собеседовании.

Чем анкета отличается от резюме?

Резюме кандидат составляет сам и показывает то, что считает важным; анкету составляет работодатель, и каждый кандидат отвечает на одни и те же вопросы. Анкета дополняет резюме.

Обязательна ли анкета при приёме на работу?

Нет: анкеты нет среди документов, которые поступающий предъявляет при заключении трудового договора по статье 65 ТК РФ. Та же статья запрещает требовать документы, не предусмотренные Трудовым кодексом, федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства.

Какие документы можно требовать от кандидата

Если иное не установлено законом, поступающий на работу предъявляет:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме случая, когда договор заключается впервые;
• документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта;
• документы воинского учёта для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву;
• документ об образовании, квалификации или специальных знаниях, если работа их требует;
• справку о судимости и (или) уголовном преследовании, только для работы, к которой по закону не допускаются лица с судимостью;
• справку об административном наказании за потребление наркотиков без назначения врача, только для работы, к которой по закону не допускаются такие лица.

Для отдельных видов работы закон может предусматривать дополнительные документы. Анкета в этот перечень не входит, поэтому по нашей рекомендации предлагайте заполнить анкету и не делайте её условием приёма: кандидат может отказаться, и это не должно влиять на решение, если нужные для работы сведения вы получили из резюме и собеседования. Это рекомендация по практике найма, а не прямое требование статьи.

Из каких блоков состоит анкета кандидата?

Анкету удобно разделить на семь блоков. Вопросы в каждом должны быть связаны с работой, поэтому сначала определите задачи и требования должности, например по профилю должности.

Универсальный образец анкеты кандидата

Скопируйте образец и замените значения в квадратных скобках своими. Блоки и строки, которые не нужны для должности, удалите.

Анкета кандидата на должность [название должности]

1. Общие сведения: ФИО [ ]; телефон [ ]; мессенджер [ ]; город, в котором готовы работать [ ]

2. Образование и обучение: учебное заведение и специальность [ ]; курсы и сертификаты, связанные с должностью [ ]

3. Опыт работы (три последних места): компания [ ]; должность [ ]; период [ ]; чем занимались и какого результата достигли [ ]

4. Навыки: [программы и инструменты, нужные для должности]; [права, допуски, языки, если нужны по работе]

5. Условия: желаемый уровень оплаты [ ]; подходящий график [ ]; готовность к [выездам, сменам, если они есть в работе] [да или нет]; когда можете выйти на работу [ ]

6. Мотивация: почему вы ищете работу [ ]; что для вас важно на новом месте [ ]

7. Дополнительно: как вы узнали о вакансии [ ]; что хотите добавить о себе [ ]

Подпись и дата: [ ] Согласие на обработку персональных данных оформляется отдельным документом.

Пример: дополнительные вопросы для менеджера по продажам

К универсальному образцу добавьте вопросы, которые проверяют обязательные требования должности: опыт продаж, инструменты и условия работы. Значения в скобках подставьте свои.

Опыт продаж:

• в какой сфере вы продавали и кому: [B2B, розница, услуги];
• какой был план и как вы его выполняли за последние [6–12] месяцев: [число и результат];
• сколько новых клиентов привлекали в месяц: [число].

Инструменты: с какой CRM работали [название]; как ведёте воронку и фиксируете контакты [описание].

Условия: какая система оплаты вам подходит [оклад, процент, сочетание]; готовы ли к [выездам или работе с базой клиентов, если это есть в должности].

Вопросы для собеседования по компетенциям есть в таблице на странице «Профиль должности», а порядок найма менеджера разобран в статье «Как нанять менеджера по продажам».

Как предложить анкету кандидату и принять заполненную

Предложите анкету после первичного отбора: бумажным бланком на встрече или ссылкой на онлайн-форму. Расскажите, что ответы нужны для рассмотрения кандидатуры, и приложите отдельное согласие на обработку данных. Заполненную анкету храните вместе с согласием в одном месте с ограниченным доступом.

Какие вопросы нельзя задавать в анкете?

Не включайте вопросы, ответы на которые нельзя использовать при отборе: ограничивать кандидата по признакам, не связанным с деловыми качествами, запрещено. Перечень признаков дан в статье 3 ТК РФ и дополнен в статье 64 ТК РФ: пол, раса, цвет кожи, национальность, язык, происхождение, имущественное, семейное, социальное и должностное положение, возраст, место жительства (в том числе наличие или отсутствие регистрации), отношение к религии, убеждения, принадлежность или непринадлежность к общественным объединениям или социальным группам, а также другие обстоятельства, не связанные с деловыми качествами.

Перечень примерный. Исключения допустимы, если их предусматривает федеральный закон (статьи 3 и 64 ТК РФ).

Правила обработки персональных данных

Для обработки персональных данных есть отдельные правила. Содержание и объём данных должны соответствовать заявленным целям, избыточные данные собирать нельзя (статья 5 закона № 152-ФЗ). Данные о расовой и национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья и интимной жизни закон относит к специальным категориям: их обработка в общем случае не допускается (статья 10 закона № 152-ФЗ). Для работников те же ограничения, включая данные о членстве в общественных объединениях, закреплены в статье 86 ТК РФ; к кандидатам применяйте их как ориентир.

Что спросить вместо запрещённого

Согласие на обработку персональных данных: что включить

Анкета содержит персональные данные, поэтому до её сбора оформите согласие кандидата. Закон требует, чтобы согласие было оформлено отдельно от иных информации и документов, которые человек подтверждает или подписывает. Значит, строка «согласен на обработку» внутри анкеты не заменяет самостоятельного документа (статья 9 закона № 152-ФЗ).

Письменная форма нужна в случаях, предусмотренных законом, например для специальных категорий данных; в остальных случаях согласие даётся в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения. Для анкеты мы рекомендуем письменное согласие. В нём указывают, в частности:

• фамилию, имя, отчество, адрес и данные документа, удостоверяющего личность кандидата;
• наименование и адрес оператора, то есть вашей компании;
• цель обработки, например рассмотрение кандидатуры на вакансию;
• перечень персональных данных, на обработку которых даётся согласие;
• наименование и адрес лица, которому вы поручаете обработку, если поручаете;
• перечень действий с данными и способы обработки;
• срок, в течение которого действует согласие, и способ его отзыва;
• подпись кандидата.

Согласие можно отозвать. Что делать с данными после отзыва, зависит от оснований, которые остаются у компании, поэтому спорные случаи обсуждайте с юристом.

Как хранить анкеты и что делать после отказа?

Анкеты хранят не дольше, чем этого требуют цели обработки, если срок не установлен федеральным законом или договором. Для кандидата, которому отказали, цель «рассмотрение кандидатуры» достигнута, и данные нужно уничтожить или обезличить, если закон не предусматривает иного (часть 7 статьи 5 закона № 152-ФЗ). Если вы хотите оставить анкету в резерве на будущие вакансии, получите на это согласие кандидата и укажите срок хранения.

Организационные меры: хранить анкеты в одном месте с ограниченным доступом, назначить ответственного и записать в рабочем календаре дату проверки и уничтожения данных отказавших кандидатов.

Как использовать анкету при отборе?

Сравнивайте кандидатов по одним и тем же вопросам. Шагов три.

1. Сверьте ответы с обязательными требованиями. Кандидатов, которые не проходят по обязательным пунктам профиля, переводите в отказ без собеседования.
2. Отметьте вопросы для собеседования. Расхождения в ответах, пробелы в опыте и неясные формулировки уточняйте живым разговором, а не угадывайте.
3. Сравните финалистов по одним критериям. Как выбрать из двух сильных кандидатов, разобрано в статье «Как выбрать между двумя кандидатами после собеседования», а как провести встречу, в материале «Как проводить собеседование, чтобы решение не зависело от впечатления».

Если кандидат, которому отказали, потребует назвать причину, сообщите её письменно не позднее семи рабочих дней со дня требования (статья 64 ТК РФ).

Текст вакансии, на которую придут анкеты, готовят по шаблону вакансии, а задачу на поиск передают по образцу заявки на подбор.

Частые ошибки при составлении анкеты

1. Слишком длинная анкета. Анкету длиннее двух страниц труднее заполнить и проверить; оставьте вопросы, которые меняют решение.
2. Копия анкеты госслужбы. Форма рассчитана на государственную службу, и многие вопросы для коммерческой должности избыточны: берите только те, что нужны для вашей работы.
3. Согласие внутри анкеты. Закон требует оформлять согласие отдельным документом.
4. Запрещённые вопросы. Возраст, семья, национальность, регистрация: уберите их и проверьте анкету по перечню запретов.
5. Анкета как условие приёма. Статья 65 ТК РФ ограничивает документы, которые можно требовать, а анкеты среди них нет; по нашей рекомендации анкету предлагайте заполнить.
6. Данные лежат без срока. Анкеты отказавших кандидатов нужно уничтожать или обезличивать, когда цель обработки достигнута; назначьте ответственного.

Анкета кандидата и подбор через агентство

Если вы передаёте поиск агентству, анкета и профиль должности помогают сразу определить критерии, по которым мы отбираем людей. Мы находим и отбираем кандидатов и проводим собеседования; условия подбора и состав услуги уточняйте у менеджера.

• от 59 000 ₽найм «за голову» за вакансию, цена зависит от должности
• от 79 000 ₽подбор менеджера по продажам, цена зависит от условий
• в среднем 2 неделисрок закрытия вакансии; зависит от должности, региона и рынка
• после выходаоплата при найме «за голову»

При найме «за голову» и на редких вакансиях и ТОП-позициях мы бесплатно заменяем нанятого и уволенного сотрудника в течение первого месяца испытательного срока, число замен не ограничено. Распространяется ли это на вашу вакансию, уточняйте у менеджера. Цены и условия: «Цены». Об услуге: «Рекрутинг» и «Подбор менеджеров по продажам». Чтобы начать, напишите через форму на странице или позвоните нам: должность и оклад вы обсудите с менеджером.

Источники

• ТК РФ, статья 65 «Документы, предъявляемые при заключении трудового договора», КонсультантПлюс — перечень документов и запрет требовать документы сверх перечня.
• ТК РФ, статья 65, ГАРАНТ — тот же текст статьи по второму источнику.
• ТК РФ, статья 3 «Запрещение дискриминации в сфере труда», КонсультантПлюс — перечень признаков.
• ТК РФ, статья 64 «Гарантии при заключении трудового договора», КонсультантПлюс — запрет необоснованного отказа и ограничений по признакам, не связанным с деловыми качествами.
• ТК РФ, статья 86 «Общие требования при обработке персональных данных работника», КонсультантПлюс — для работников: цели обработки, запрет на специальные категории данных и сведения о членстве в объединениях.
• ТК РФ, статья 86, ГАРАНТ — тот же текст по второму источнику.
• Трудовой кодекс РФ, общий официальный текст, ИПС «Законодательство России» — общий текст кодекса, статьи 3, 64, 65, 86 и 265 (дополнительный источник).
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», статья 5, КонсультантПлюс — цели и избыточность данных, хранение и уничтожение.
• Статья 5 закона № 152-ФЗ, ГАРАНТ — тот же текст по второму источнику.
• Статья 9 закона № 152-ФЗ «Согласие субъекта персональных данных», КонсультантПлюс — согласие отдельно от иных документов, состав письменного согласия.
• Статья 9 закона № 152-ФЗ, ГАРАНТ — тот же текст по второму источнику.
• Статья 10 закона № 152-ФЗ «Специальные категории персональных данных», КонсультантПлюс — национальность, взгляды, здоровье, судимость.
• Статья 10 закона № 152-ФЗ, ГАРАНТ — тот же текст по второму источнику.
• ТК РФ, статья 265, КонсультантПлюс — запрет труда лиц до 18 лет на ряде работ.
• ТК РФ, статья 265, ГАРАНТ — тот же текст по второму источнику.