Когда пора обратиться за помощью в подборе персонала: 7 признаков

Коротко:

• Обращаться за помощью в подборе стоит, когда вакансия закрывается дольше обычного, подходящих кандидатов нет, новички быстро уходят, а найм съедает время руководителя.
• Каждый из семи признаков ниже можно проверить цифрами: понадобятся календарь вакансии, число откликов и собеседований, часы, потраченные на найм.
• Один признак — ещё не повод. Если признаков несколько или один и тот же повторяется из месяца в месяц, пора считать, во что обходится самостоятельный поиск.
• Бывает, что помощь не нужна: вакансия закрывается сама, а найм редкий. Об этом тоже сказано ниже.

Цены «от», на 4 октября 2026 года; актуальные суммы указаны на карточках услуг на сайте.

Как понять, что пора обратиться за помощью в подборе персонала?

Один длинный поиск ещё не повод. Повод — когда проблема повторяется и видна в цифрах. Ниже семь признаков. Рядом с каждым указано, что посчитать и что с этим делать.

1. Вакансия открыта дольше, чем обычно

Возьмите последние закрытые вакансии и посмотрите, сколько дней прошло от публикации до выхода человека на работу. Если нынешняя вакансия висит заметно дольше, это повод проверить текст, зарплатную вилку, каналы и требования; причина может быть и в рынке. У нас вакансия закрывается в среднем за 2 недели; срок зависит от должности, региона и числа кандидатов на рынке. Если ваша вакансия открыта заметно дольше прошлых, проверьте причину. Что проверить сначала, описано в статье «Почему вы не можете найти сотрудников».

2. Откликов много, а подходящих нет

Посчитайте воронку за последний месяц: сколько откликов пришло, сколько человек вы обзвонили, сколько пригласили на собеседование, сколько получили предложение. Если на каждом шаге отваливается почти всё, а на собеседования приходят неподходящие люди, причина может быть в тексте вакансии или в критериях отбора. Агентство разбирает такие отклики само: звонит, проводит скрининг и собеседование и передаёт вам тех, кто прошёл отбор. Как сформулировать критерии, объясняет статья про критерии отбора персонала.

3. Откликов нет вообще

Для редких специалистов и руководителей это возможно: нужный человек может не искать работу, и объявление его не находит. Здесь работает прямой поиск, переговоры и личные встречи. Для таких вакансий у нас есть отдельный формат — найм на редкие вакансии и ТОП-позиции, от 123 000 ₽. В него входят поиск, отбор, работа с площадками, переговоры и личные встречи с кандидатами, собеседования с отправкой записей и доведение выбранного человека до стажировки.

4. Новички уходят в первые месяцы

Посчитайте, сколько людей из принятых за год ушли в испытательный срок или вскоре после него, и умножьте на стоимость каждого найма. Причины бывают разные: неточный портрет, расхождение между вакансией и реальной работой, слабая адаптация. Агентство подбирает по заданным требованиям и критериям и разрабатывает тексты вакансий. Адаптацию внутри компании ведёте вы: прочитайте про испытательный срок и причины увольнений. В подборе «за голову» гарантия замены действует, если человек не подошёл в течение месяца испытательного срока: мы ищем нового бесплатно, число замен не ограничено.

5. Найм занимает время, которого нет

Запишите на неделю, сколько часов вы или ваши менеджеры тратите на звонки кандидатам, переписку, собеседования и размещение вакансий. Умножьте на стоимость часа руководителя. Формулу и расчёт на примерах продавца и менеджера по продажам вы найдёте в статье «Сколько стоит нанять сотрудника самому». Если руководитель собеседует вместо того, чтобы заниматься продажами или производством, эти часы тоже входят в цену найма.

6. Нужно закрыть много однотипных вакансий сразу

Открытие точки, склада или смены может означать много откликов и звонков в день, и тогда человеку, который ведёт найм между другими делами, может не хватать времени. Для таких задач есть массовый подбор: цена начинается от 78 000 ₽, единицу цены и условия уточняйте на странице услуги. Для рабочих специальностей есть привлечение через рекламу на Авито от 39 000 ₽ в месяц.

7. Нет человека, который отвечает за найм

HR ушёл или его не было вовсе, вакансии ведут сами руководители отделов, и за общей картиной не следит ни один человек. В таком случае есть два пути. Если вакансии появляются регулярно, но отдельного HR нет, подойдёт формат «HR в аренду» от 39 000 ₽ в месяц: специалисты агентства ищут и отбирают кандидатов по вашим вакансиям на постоянной основе. Если компания растёт и найм идёт постоянно, имеет смысл построить собственный HR-отдел; эта услуга у нас стоит от 189 000 ₽. Как выбрать между наймом HR-специалиста и передачей найма агентству, разобрано в статье про делегирование найма.

Как посчитать воронку найма: пример на условных цифрах

Воронка показывает, на каком шаге вы теряете кандидатов. Ниже условный пример для вакансии менеджера по продажам. Цифры выдуманы для иллюстрации и не отражают статистику рынка; подставьте свои.

Если почти всё теряется на первых шагах, часто стоит проверить текст вакансии и скорость ответа на отклики. Если кандидатов хватает, а выходят единицы, возможная причина в условиях или в том, как вы оцениваете людей. Когда у вас нет времени ни на то, ни на другое, это уже признак 5.

Как проверить вакансию до обращения к агентству?

Прежде чем платить за помощь, пройдите по шести пунктам:

• понятное название должности без внутренних сокращений;
• вилка оклада, а не «по договорённости»;
• конкретные задачи на первые месяцы;
• график, формат работы и место;
• требования, без которых человек не подойдёт;
• контакт, по которому кандидат получит ответ.

Если часть пунктов не заполнена, исправление может ускорить поиск без затрат. Как написать вакансию, на которую откликаются, подробно описано в статье «Как написать вакансию».

Как свести признаки в одну таблицу?

Заполните таблицу и отметьте всё, что подходит.

Если признаков несколько или один и тот же повторяется несколько месяцев подряд, вы платите за самостоятельный поиск временем, деньгами и упущенными продажами. Сравните эту сумму с ценой услуги. Как выбирать исполнителя, рассказывает статья «Как выбрать кадровое агентство: 12 вопросов до договора».

Когда обращаться в агентство не нужно?

• Вакансия закрывается сама. Если людей быстро находят по рекомендациям и сотрудники остаются, платить за подбор незачем.
• Найм редкий. Одну вакансию раз в год может оказаться проще закрыть самостоятельно, если у вас есть время и понятный портрет кандидата.
• Проблема не в подборе. Если люди уходят из-за системы оплаты, условий или руководителя, новый сотрудник может уйти по тем же причинам. Сначала разберитесь с этим; в таком случае полезен кадровый аудит.
• Вакансия не описана. Если вы пока не можете назвать должность и бюджет, сначала сформулируйте их. Задачи и требования можно обсудить с менеджером, но готовое задание сэкономит время обеим сторонам.

Что подготовить до обращения?

Точное задание помогает не подбирать наугад. Соберите пять вещей:

• какие задачи будет решать сотрудник в первые три месяца;
• вилку оклада и условия: график, формат работы, испытательный срок;
• требования, без которых человек не подойдёт, и пожелания, которыми можно пожертвовать;
• где и как вы уже искали и что не сработало;
• сколько человек нужно и к какому сроку.

Если что-то не сформулировано, обсудите это с менеджером. После обращения работа идёт по этапам: запуск найма, отбор, собеседования, стажировка; подробнее — в статье «Услуги кадрового агентства».

Что будет дальше: три сценария

1. Менеджер по продажам не закрывается два месяца. Вы считаете воронку и видите, что до собеседования доходят единицы из откликнувшихся. Вы передаёте поиск менеджера по продажам агентству и получаете кандидатов, уже прошедших скрининг и интервью. Оплата — после выхода сотрудника.
2. Открывается новый склад, нужно 15 человек. Вы подключаете рекламу для кандидатов: специалисты агентства ведут объявления, обрабатывают отклики и приглашают кандидатов на собеседования. Условия массового подбора уточняете на странице услуги.
3. Ушёл единственный HR. Вы подключаете «HR в аренду» на несколько месяцев и параллельно решаете, нанимать нового HR-специалиста или строить отдел.

Как обратиться за помощью?

Напишите нам через форму на странице «Рекрутинг» или позвоните: +7 499 370-65-90 (Москва), +7 342 694-02-69 (Пермь). Должность и вилку оклада вы обсудите с менеджером. Заявка на консультацию не обязывает к покупке. Мы работаем удалённо по всей России.