Чтобы нанять бухгалтера, опишите операции, которые ему предстоит вести, и проверьте, выполнял ли он такую работу самостоятельно. Для профессиональной оценки понадобится человек, который разбирается в вашем учёте. До выхода сотрудника выясните состояние базы, составьте список ближайших сроков и незакрытых вопросов, подготовьте передачу материалов и доступов.
Владелец бизнеса может провести содержательную встречу с кандидатом, даже если сам не составляет отчётность. На этой встрече нужно понять, что человек умеет делать самостоятельно и какие навыки ещё предстоит проверить. Ни стаж в резюме, ни уверенные ответы сами по себе не показывают, что кандидат справится именно с вашей бухгалтерией.
Определите задачи будущего бухгалтера
Под одним названием «бухгалтер» могут скрываться разные вакансии. Начните с распределения работы в вашей компании.
Бухгалтер на участок ведёт определённый блок: например, документы поставщиков, расчёты с покупателями или зарплату. Назовите операции и объясните, кто проверяет результат. Опыт на другом участке может оказаться полезным, но нужные навыки всё равно предстоит проверить.
Единственный бухгалтер работает без бухгалтерской команды внутри компании. Выясните, какие задачи человек выполнял сам, кто помогал ему в сложных вопросах и кто подменял во время отсутствия. Слово «единственный» ещё не означает, что он самостоятельно составлял всю отчётность: часть работы могла быть передана подрядчику.
Главный бухгалтер может организовывать учёт, распределять работу и контролировать результат команды. Если вам нужен руководитель бухгалтерии, проверяйте и эти задачи. Хорошее знание одного участка не подтверждает опыт организации всей функции.
Это практическое разделение для описания вакансии. Конкретные обязанности зависят от устройства компании. Если для вашей организации действуют особые требования к этой должности, проверьте их до начала отбора.
Не добавляйте автоматически к бухгалтерской работе управление всеми деньгами бизнеса. Планирование платежей, финансовая модель, кадровые документы и расчёт зарплаты могут относиться к разным сотрудникам. Сразу обозначьте, какую часть вы собираетесь передать новому человеку.
Соберите исходные данные об учёте
До размещения вакансии составьте короткое описание работы. Его должны одинаково понимать руководитель, рекрутер и специалист, который будет оценивать кандидатов.
Заполните следующие поля своими данными:
- Операции и организация бизнеса. Что компания продаёт или производит, сколько юридических лиц предстоит вести, какие налоговые режимы применяются. Отдельно укажите существенные для работы особенности, например импорт или расчёты с маркетплейсами, если они у вас есть.
- Нагрузка. Примерный объём документов, число сотрудников для расчёта зарплаты, количество банковских счетов и сезонные пики. Укажите период, за который приводите объём, чтобы кандидат мог его оценить.
- Программы. Полное название и конфигурация учётной системы, обмен данными с другими программами, электронный документооборот. Уточните, какие операции предстоит выполнять в этой системе: одного требования «знание 1С» недостаточно.
- Состояние дел. Что ведётся регулярно, где накопились документы или расхождения, потребуется ли восстанавливать прошлые периоды. Если состояние неизвестно, так и запишите.
- Поддержка и контроль. Кто согласует спорные вопросы, проверяет работу и заменяет сотрудника в отпуске. Назовите человека или подрядчика, с которым уже есть договорённость.
- Условия. Формат работы, график, оплата, подчинение и возможный порядок передачи дел.
Разделите текущую работу и исправление старых проблем. Кандидату нужно понимать, предстоит ли ему принять работающий участок или сначала разбираться с накопившимися ошибками. Объём и порядок восстановительных работ согласуйте отдельно, чтобы не оценивать обычную нагрузку по объёму исправлений.
Если состояние учёта неизвестно, попросите компетентного специалиста сначала его оценить. У такой проверки должны быть свои задачи и результат. Обсуждения вакансии для этого недостаточно. Общую форму брифа можно взять из статьи «Заявка на подбор персонала», а бухгалтерскую часть заполнить по списку выше.
Ищите кандидатов по содержанию работы
В вакансии используйте понятное название и уточните участок или самостоятельность работы. Затем опишите основные операции, объём, программу и условия. Если планируется обучение, укажите, чему и кто будет учить.
Условный фрагмент вакансии может выглядеть так: «Ищем бухгалтера на расчёты с поставщиками. Нужно проверять поступающие документы, отражать операции в учётной программе и проводить сверки. Работа в команде под руководством главного бухгалтера. Отчётность и расчёт зарплаты ведут другие сотрудники». Объёмы, название программы и условия добавьте из реального описания работы.
Для поиска можно сочетать площадки вакансий с рекомендациями профессионального окружения. Дополнительный профильный канал: сервис «Поиск бухгалтера» ИПБ России. По инструкции сервиса работодатель регистрируется, затем размещает вакансию или ищет кандидатов. Наличие анкеты в сервисе не отменяет вашу проверку опыта.
Рекомендация знакомого тоже требует уточнения. Спросите, какую работу человек выполнял у рекомендателя и насколько она похожа на вашу. Бухгалтер, который успешно вёл другой бизнес, может нуждаться в помощи с непривычными операциями.
При первичном разговоре сверяйте условия, от которых зависит приглашение на интервью: нужный участок, самостоятельность, программу, нагрузку и формат работы. Если подходящих откликов мало, проверьте описание вакансии и условия. Дополнительные годы стажа в требованиях сами по себе не исправят несоответствие объёма работы и предложения.
Уточните личный опыт кандидата
На интервью разберите конкретный рабочий период или участок из резюме. Просите объяснить порядок действий без раскрытия сведений прежних клиентов. Полезны такие вопросы:
«Какие операции вы выполняли от начала до конца?» Уточните, кто готовил документы, кто вносил данные, кто проверял и кто принимал решение по спорным ситуациям. Так становится понятнее личная часть работы кандидата.
«Как вы завершали работу за месяц на этом участке?» Попросите назвать проверки, источники данных и признаки готовности результата. Уточните, что человек делал сначала и что проверял в конце. Незнакомые термины попросите объяснить. Техническую правильность ответа затем оценивает бухгалтерский специалист.
«Что делали, если документы и данные программы расходились?» Нужен пример действий: что сравнивали, какие сведения запрашивали, кому сообщали о проблеме и как проверяли исправление. Общего ответа «всё перепроверял» для оценки недостаточно.
«С какими вопросами вы обращались за помощью?» Уточните, какие решения кандидат мог принимать сам, а какие согласовывал. Это поможет понять, с какими задачами он справится самостоятельно, а где потребуется поддержка. Уверенное обещание разобраться с любым вопросом ещё предстоит подтвердить.
«Как вы передавали участок другому человеку?» Попросите описать документы, незавершённые задачи и пояснения, которые получал следующий сотрудник. Это поможет обсудить и будущий выход в вашу компанию.
Ключевые вопросы задавайте всем кандидатам на одну должность. Заранее определите критерии оценки и договоритесь, какие ответы потребуют профессионального уточнения. Такой подход к интервью описывает OPM, кадровое ведомство США. Его рекомендации здесь служат методической опорой, а не российским нормативом проведения собеседований.
Проверьте рабочий навык на учебных документах
Если вы не можете оценить бухгалтерскую часть, подключите действующего главного бухгалтера или внешнего специалиста с опытом нужной работы. До встречи согласуйте с ним участок, ожидаемую самостоятельность и признаки приемлемого результата. Поручение «поговорите и скажите, хороший ли бухгалтер» оставляет слишком много места для впечатлений.
Для практической проверки подойдёт небольшая учебная ситуация, похожая на будущую работу. OPM описывает рабочие пробы как выполнение задач, близких к реальным. Так проверяют навыки, которые ожидаются уже при поступлении на должность. Незнание внутренней настройки, которой вы собираетесь обучать после выхода, не должно решать исход отбора.
Например, для кандидата на расчёты с поставщиками можно подготовить вымышленные материалы: документы о поступлении товаров, сведения о банковских операциях и акт сверки. Акт нужен, чтобы сопоставить сведения о взаимных расчётах вашей компании и поставщика. Предусмотрите повтор одного документа, платёж без подтверждающего документа в учебном наборе и несовпадение данных в документах и акте.
Попросите кандидата отметить, что требует проверки, каких сведений не хватает и в каком порядке он будет разбираться. Затем предложите объяснить руководителю, какие вопросы остаются открытыми. Не требуйте провести все операции по памяти без необходимых исходных данных.
Это условный пример задания, а не готовый тест на должность. Компетентный проверяющий готовит непротиворечивые материалы под вашу работу и заранее описывает, что должен заметить и объяснить кандидат. Задание на документы поставщиков не подтверждает умение рассчитывать зарплату или руководить бухгалтерией.
Согласуйте формат и длительность заранее, дайте кандидатам сопоставимые материалы и инструменты. Используйте вымышленные данные и учебную среду. Доступ к рабочей базе, сведениям сотрудников и реальным платежам для такой проверки не нужен.
Попросите специалиста записать конкретные наблюдения: какие расхождения кандидат заметил, что запросил, какие действия предложил и где ошибся. Если задание выполнено дома, на встрече предложите объяснить решение и разобрать небольшое изменение условий. Одна аккуратно оформленная работа без обсуждения не показывает, насколько самостоятельно человек её выполнил.
Зафиксируйте основания решения
Сведите результаты в короткий лист по главным задачам вакансии. Для каждой укажите подтверждение: ответ с примером, результат учебного задания или заключение проверяющего. Отдельно запишите то, что осталось непроверенным.
Если кандидат уверенно справляется с документами поставщиков, но не работал с зарплатой, это может подходить для одной вакансии и не подходить для другой. Решение зависит от вашей задачи и доступного обучения. Не закрывайте пробел в обязательном навыке общим впечатлением «очень опытный человек».
Рекомендации используйте для уточнения рабочих фактов. Заранее согласуйте с кандидатом, к кому и с какими вопросами можно обратиться. Не связывайтесь с его нынешним работодателем без такого согласования. Не просите прислать настоящие базы, отчёты или документы прежней компании в доказательство опыта.
До предложения о работе согласуйте обязанности, оплату, формат и дату выхода. Обсудите, что уже известно о состоянии учёта, кто передаёт дела и что предстоит выяснить после начала работы. Это особенно важно, если в вакансии одновременно есть текущий учёт и восстановление прошлых периодов.
Подготовьте передачу дел до первого дня
Новый сотрудник должен получить понятную исходную точку. Вместе с ответственным за учёт подготовьте список того, что передаётся:
- учётные базы и место хранения резервных копий, порядок доступа и ответственного за техническую поддержку;
- внутренние правила ведения учёта и справочники, которыми пользуется компания;
- состояние участков на согласованную дату: что обработано, проверено и остаётся незавершённым;
- ближайшие сроки отчётности и платежей, ответственных за подготовку, проверку и отправку;
- незакрытые сверки, недостающие документы, запросы и переписку, по которым нужны дальнейшие действия;
- рабочие контакты внутри компании и согласованный порядок выдачи доступов.
Назначьте дату передачи и участников. По каждому открытому вопросу запишите следующий шаг и ответственного. Отдельно фиксируйте получение материалов и результат их проверки: переданная база сама по себе не подтверждает правильность всех записей.
Выдавайте новому сотруднику доступы для согласованных задач в пределах его полномочий. Не передавайте ему ключ электронной подписи другого человека. ФНС предупреждает о рисках передачи именной электронной подписи. Порядок оформления собственных полномочий на подписание и прекращения прежних доступов согласуйте с ответственными за это в вашей компании.
Если прежний бухгалтер уже ушёл и передавать дела некому, сначала восстановите доступ к материалам и организуйте профессиональную оценку исходного состояния. Определите, кто контролирует ближайшие обязательства в переходный период. Не ждите от кандидата обещания «сразу всё исправить», пока объём проблем неизвестен.
На первый рабочий период согласуйте результаты, которые можно проверить: сотрудник получил нужные материалы и доступы, разобрался с закреплённым участком, составил список обнаруженных вопросов, согласовал дальнейшие действия и выполняет текущие задачи. Определите эти задачи и назначьте того, кто проверяет их выполнение. Сроки установите по реальному объёму и состоянию учёта. Общий порядок ввода в должность разобран в плане адаптации нового сотрудника.
Если хотите передать поиск агентству, у «Хищников» есть услуга подбора бухгалтеров и финансовых специалистов. Подготовьте описание операций, объёма и состояния учёта: с ним проще обсудить требования к кандидату и порядок оценки. Оставьте заявку на сайте «Хищников», чтобы обсудить вашу вакансию. До начала подбора согласуйте, кто проверяет профессиональную часть и какие этапы входят в услугу.
