График отпусков на 2027 год нужно утвердить не позднее 17 декабря 2026 года. Начать подготовку лучше осенью: собрать пожелания, проверить отпускные остатки и права сотрудников, затем согласовать даты так, чтобы компания продолжала работать. Подписи руководителя в декабре недостаточно: в течение года нужно отдельно извещать людей о начале отпуска и вовремя выплачивать отпускные.
Ниже разберём порядок для работодателя: что собрать, кого учитывать в первую очередь, как заполнить проект и проверить замещение. Внутри есть учебный пример. Он поможет подготовить свой документ, но конкретные права работника и остатки дней нужно проверять по его кадровым данным.
Кому нужен график и когда его утвердить
График устанавливает очередность ежегодных оплачиваемых отпусков на календарный год. По общему правилу он нужен работодателям с сотрудниками по трудовым договорам, включая ИП. После утверждения график обязателен для обеих сторон. Это следует из статьи 123 ТК РФ.
Срок на следующий год: 17 декабря 2026 года включительно. Правило о 17 декабря разъяснено и на официальном сайте прокуратуры. Не откладывайте на этот день сбор пожеланий и согласования: к сроку нужен уже утверждённый график.
Есть отдельное исключение для микропредприятий, которые надлежащим образом отказались от соответствующих локальных нормативных актов. Эти акты устанавливают внутренние правила работы. Вопросы, которые они регулируют, в таком случае включают в трудовые договоры на основе типовой формы. Возможность не составлять график при таком порядке подтвердил Роструд в ответе от 5 мая 2026 года. Даты отдыха тогда согласуют письменно; обязанность заранее известить работника сохраняется.
Сам по себе небольшой штат от графика не освобождает. Если специальный порядок в компании не оформлен, готовьте документ по общим правилам.
Сначала соберите сведения об отпусках
Назначьте человека, который соберёт единый проект. Руководители отделов отвечают за нагрузку и замещение, кадровый специалист проверяет права и дни, бухгалтерия получает согласованные даты для расчётов. В небольшой компании несколько задач может выполнять один человек, но ответственность всё равно стоит закрепить.
По каждому сотруднику нужны:
- подразделение, должность и данные для идентификации в графике;
- рабочий год, за который предоставляется отпуск;
- продолжительность основного и дополнительных ежегодных отпусков;
- неиспользованные дни прошлых периодов и сроки их предоставления;
- право на отпуск в удобное время или другие специальные условия;
- пожелания по датам и согласие на разделение отпуска, если оно планируется.
Рабочий год не всегда совпадает с календарным: он связан с датой приёма конкретного человека и может сдвигаться из-за периодов, которые не входят в отпускной стаж. Поэтому нельзя просто поставить всем одинаковый остаток на 1 января. Данные проверьте по кадровому учёту.
Не ограничивайтесь списком тех, кто сейчас находится на рабочем месте. Проверьте также совместителей, дистанционных сотрудников, людей на больничном или в отпуске по уходу за ребёнком. По каждому проверьте, действует ли трудовой договор и нужно ли планировать ежегодный отпуск в следующем году. Отсутствие человека в офисе не повод автоматически удалить его из проекта.
На выходе должен получиться список работников с понятным основанием для каждого количества дней. Если кадровые сведения расходятся, исправьте их до распределения дат. Общую проверку документов и процессов разбираем в статье про кадровый аудит.
Соберите пожелания и проверьте право выбирать время
Сообщите сотрудникам, до какой даты и кому передать пожелания. Попросите указать начало и продолжительность каждой части, а также запасной вариант, если человек готов его обсуждать. Объясните, что сбор пожеланий нужен для проекта: окончательные даты появятся после проверки и утверждения.
Учитывать пожелания полезно для всей команды. Но право работника выбрать время отдыха нужно отличать от предпочтения. Например, работник с тремя и более детьми до 18 лет вправе получить ежегодный отпуск в удобное время, пока младшему ребёнку не исполнилось 14 лет. Условия закреплены в статье 262.2 ТК РФ.
У совместителя другая особенность: ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляют одновременно с отпуском по основной работе. Это правило статьи 286 ТК РФ. Сверьте даты заранее, а если они ещё неизвестны, зафиксируйте, кто и когда их уточнит.
Это примеры, а не полный перечень льгот. Кадровый специалист должен проверить основания по каждому работнику. Документы о семье и здоровье не нужно прикладывать к общей таблице отдела: для планирования достаточно проверенного вывода о праве на определённые даты.
Сначала поставьте в проект периоды, которые определяются законными правами работников. Затем согласуйте остальные пожелания с потребностями отдела. Если несколько человек хотят один период, обсуждайте варианты до утверждения. Правило «летом никого не отпускаем» не отменяет специальные права сотрудников.
Согласуйте части и правильно посчитайте дни
Работодатель не может самостоятельно разбить ежегодный отпуск на удобные ему отрезки. Разделение допускается по соглашению сторон, причём хотя бы одна часть должна быть не меньше 14 календарных дней. Так установлено статьёй 125 ТК РФ.
Из этого не следует обязательное правило «всем два раза по 14». Если у человека отпуск 28 дней, он может использовать его целиком. Другой вариант согласуют индивидуально. Зафиксируйте именно согласие на разделение: подпись «с графиком ознакомлен» сама по себе не объясняет, на что согласился работник.
Дни ежегодного отпуска считают в календарных днях. Нерабочие праздничные дни, попавшие в период, в число дней отпуска не включают, а обычные выходные включают. Не путайте праздник с перенесённым выходным. Правила расчёта продолжительности установлены статьёй 120 ТК РФ.
Проверьте применимые региональные праздники и дополнительные отпуска. В таблице с формулами убедитесь, что окончание периода считается по этим правилам: простое прибавление дней может дать ошибку. После расчёта сверяйте не только сумму дней, но и фактический период отсутствия.
Заполните проект графика
Можно использовать форму Т-7 и указания к ней либо собственную форму, принятую в компании. Документ должен позволять определить, кому, на какой период и какой продолжительности запланирован отпуск, а затем отразить его использование и изменения.
В шапке укажите работодателя, год, дату составления и реквизиты утверждения. В строках нужны подразделение, должность, ФИО, при необходимости табельный номер, количество дней и плановая дата начала. Предусмотрите фактическую дату, сведения о переносе и документе-основании. Для разделённого отпуска удобно делать отдельную строку на каждую часть.
Ниже фрагмент учебного проекта, а не полный бланк Т-7. У каждого из двух условных сотрудников отпуск 28 дней, дополнительных отпусков и старых остатков в примере нет. Разделение отпуска сотрудника А согласовано. На выбранных интервалах предполагается отсутствие дополнительных региональных праздничных дней.
| Сотрудник | Календарных дней | Начало | Окончание |
|---|---|---|---|
| Сотрудник А, первая часть | 14 | 01.02.2027 | 14.02.2027 |
| Сотрудник А, вторая часть | 14 | 02.08.2027 | 15.08.2027 |
| Сотрудник Б, отпуск целиком | 28 | 06.09.2027 | 03.10.2027 |
У сотрудника А две части по 14 дней, всего 28. У сотрудника Б один непрерывный отпуск на 28 дней. Для рабочего документа вместо условных обозначений внесите данные работников, подразделения и остальные реквизиты своей формы.
Практически удобнее сразу указывать конкретные даты начала. Если в принятой форме указываете только месяц, отдельно установите порядок и срок согласования точной даты. Нельзя оставлять этот вопрос до последнего дня: работодателю ещё нужно вовремя известить работника и подготовить выплату.
Проверьте замещение на время отпусков
При проверке дат недостаточно посчитать людей, которые будут в отпуске. Важно, какие функции остаются без исполнителя. Если в отделе пять человек, присутствие троих ещё не означает, что среди них есть тот, кто умеет подготовить обязательный отчёт или согласовать отгрузку.
Для каждого периода задайте руководителю три вопроса: какая работа должна продолжаться, кто способен её выполнить и достаточно ли у него времени. Отдельно проверьте полномочия и доступы. Умение работать в программе не даёт сотруднику автоматически права подписывать документы за коллегу.
Так может выглядеть проверка на другом условном примере:
| Критическая задача | Проблема в проекте | Решение до утверждения |
|---|---|---|
| Согласовать отгрузки | Основной исполнитель и обученный заместитель отдыхают одновременно | Обсудить другие даты с учётом прав работников или заранее подготовить ещё одного заместителя |
| Подготовить отчёт | Заместитель остаётся, но не имеет нужного доступа | Настроить разрешённый доступ и провести пробную подготовку отчёта |
| Ответить ключевым клиентам | Задачи передают сотруднику с полной текущей загрузкой | Уменьшить другую нагрузку, определить приоритеты и оформить дополнительную работу при необходимости |
Если сотруднику поручают во время его рабочего дня дополнительную работу за коллегу в отпуске, проверьте оформление по статье 60.2 ТК РФ: письменное согласие, содержание, объём, срок и доплату. Конкретное оформление зависит от способа замещения. Запись фамилии в таблице не заменяет необходимые документы.
Системные перекосы в нагрузке стоит разбирать отдельно. В статье о том, как распределить сотрудников по задачам, есть порядок проверки функций и внутреннего резерва. Для графика отпусков зафиксируйте, кто выполнит работу в каждый критичный период, какая подготовка нужна и на каких условиях человек заменит коллегу.
Утвердите график и организуйте исполнение
Если есть выборный орган первичной профсоюзной организации и применяется процедура учёта его мнения, направьте проект и обоснование заранее. По статье 372 ТК РФ на мотивированное мнение предусмотрено до пяти рабочих дней. При разногласиях есть дополнительные процедуры, поэтому пять дней нельзя считать гарантированным сроком всего согласования.
Проверьте окончательную версию после всех изменений. Её утверждает руководитель или уполномоченное лицо. Указания к Т-7 предусматривают гриф утверждения; отдельный приказ может дополнительно закрепить задачи ответственных. Не подменяйте утверждённый документ неподписанной таблицей из переписки.
Ознакомьте работников с графиком под подпись, например в отдельном листе ознакомления. Затем организуйте ещё две контрольные точки:
- Извещение о начале отпуска. Работник должен быть извещён под роспись не позднее чем за две недели до начала. Подпись при годовом ознакомлении не стоит автоматически считать таким извещением.
- Оплата отпуска. По статье 136 ТК РФ отпускные выплачивают не позднее чем за три дня до начала отпуска. Передавайте сведения бухгалтерии с запасом, чтобы она проверила срок выплаты с учётом календаря.
Удобно завести отдельный календарь контроля: дата начала, срок извещения, факт подписи, срок выплаты и ответственный. Он помогает исполнять график, но не заменяет кадровые документы и подтверждение выплаты.
Как учитывать новичков и переносы
Новый сотрудник, принятый после утверждения графика, тоже имеет право на ежегодный отпуск. За первый год оно обычно возникает после шести месяцев непрерывной работы; раньше отпуск возможен по соглашению, а для отдельных категорий его должны предоставить раньше по заявлению. Условия проверьте по статье 122 ТК РФ.
Определите в компании порядок оформления: согласование конкретного отпуска и, при необходимости, дополнение к графику. Отсутствие фамилии в декабрьской версии не означает, что человек должен ждать следующего календарного года. Передайте согласованные даты тем, кто отвечает за нагрузку, извещение и расчёт.
Для изменений сохраняйте первоначальные сведения, новые даты, основание и необходимые согласования. Просто заменить ячейку в общей таблице недостаточно. У сотрудников и бухгалтерии должна быть одна актуальная версия, а история изменений должна позволять понять, что и почему перенесли.
Основания бывают разными. Временная нетрудоспособность самого работника может потребовать продления или переноса ежегодного отпуска. Если человека поздно известили или вовремя не оплатили отпуск, по его письменному заявлению работодатель обязан перенести отпуск на согласованный срок. Эти правила закреплены статьёй 124 ТК РФ.
Загрузка компании сама по себе не разрешает ежегодно откладывать отдых. Перенос на следующий рабочий год по производственным причинам допускается в исключительных случаях с согласия работника и с соблюдением установленных ограничений. Такой отпуск нужно использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. Не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск два года подряд запрещено; для несовершеннолетних и работников с вредными или опасными условиями действуют более строгие требования.
Что проверить руководителю перед подписью
Перед утверждением пройдите по короткому списку:
- дни и периоды сверены с кадровым учётом, старые остатки не потерялись;
- специальные права работников учтены, согласие на разделение получено;
- части, даты и праздники проверены, сумма дней сходится;
- у критических задач есть подготовленные исполнители на время отсутствия коллег;
- процедура учёта мнения профсоюза выполнена, если она применяется;
- назначены ответственные за ознакомление, извещения, выплаты и изменения.
Начать можно с одного действия: назначить ответственного за проект и установить срок, к которому руководители передадут данные. После этого собирать пожелания и сводить даты будет проще. График готов, когда отпуск можно предоставить в указанный период, документы оформлены, а обязательная работа обеспечена.
Если подготовка графика показала, что HR-задачи распределены случайно, а процессы держатся на одном человеке, можно обсудить их организацию с «Хищниками». В услуге построения HR-отдела предусмотрены HR-процессы, регламенты и инструменты. Состав работ и условия проекта согласуют отдельно до начала сотрудничества.
Правовые основания проверены 17 октября 2026 года. Перед утверждением графика учитывайте действующие нормы, коллективный договор и условия конкретных работников.
